Wir produzieren täglich enorme Datenmengen. Folglich ist das Speichern, Organisieren und Abrufen von Informationen zu einer anspruchsvollen Aufgabe geworden. Cloud-Systeme sind eine bequeme, flexible und kosteneffiziente Lösung.
Das Abrufen von Informationen aus Cloud-Speichern kann jedoch schwierig und zeitaufwendig sein, insbesondere bei unstrukturierten Daten wie Fotos oder PDF-Dateien. Erfahren Sie, wie moderne Technologien dieses Problem lösen und so effiziente, benutzerfreundliche Abläufe ermöglichen.
Optical Character Recognition ermöglicht durchsuchbare Datenbanken
Optical Character Recognition (OCR) kann Rohdaten in strukturierte Daten umwandeln, die von Computern verarbeitet werden können. Die Technologie ist nicht neu, aber mit dem Aufkommen des Cloud Computing ist sie nun verfügbarer und kostengünstiger. In der Cloud-Speicherung können Daten per OCR durchsuchbar gemacht werden, sodass Anwender:innen die gewünschten Informationen schnell finden können.
In Cloud-Speichern wird OCR-Technologie in verschiedenen Formen eingesetzt. Hier sind einige Beispiele dafür:
1. Dokumentenverwaltung: Viele Unternehmen speichern ihre Dokumente in Cloud-Systemen, um den Zugriff und die unternehmensweite Zusammenarbeit zu erleichtern. Die Suche nach bestimmten Informationen in diesen Datenbeständen kann jedoch schwierig sein, da nicht alle Dokumente von vornherein durchsuchbar sind. Gerade Fotos, Scans oder PDFs bereiten häufig Probleme.
OCR-Technologie kann diese Dokumente in strukturierte Daten umwandeln und erleichtert so das Auffinden spezifischer Informationen.
Natürlich kann diese Funktion auch in Cloud-Anwendungen für Privatanwender:innen implementiert werden, sodass diese im Handumdrehen Daten abrufen können.
2. Verarbeitung von Rechnungen und Quittungen: Viele Unternehmen erhalten Rechnungen und Quittungen auf Papier oder im PDF-Format. Die manuelle Bearbeitung dieser kann Stunden dauern. OCR-Technologie kann diesen Vorgang automatisieren, indem sie relevante Daten extrahiert, z. B. den Namen des Lieferanten, das Rechnungsdatum und den Betrag. Diese werden anschließend direkt in das Buchhaltungssystem eingespeist.
3. Dateneingabe: In jeder Branche gibt es Abläufe, bei denen Daten in Tabellen oder Datenbanken eingetragen werden müssen. Die manuelle Dateneingabe verursacht oft einen enormen Arbeitsaufwand – und ist fehleranfällig.
Durch die Extraktion von Informationen aus gescannten Fotos oder PDF-Dateien trägt OCR-Technologie dazu bei, derartige Prozesse zu automatisieren und so Fehler und Aufwand zu minimieren.
OCR-Technologie ist nicht fehlerfrei, und ihre Nutzbarkeit hat einige Grenzen. Beispielsweise können Handschrift, minderwertige Scans und unübliche Schriftarten zu Fehlern bei der OCR führen. Mithilfe fortschrittlicher Algorithmen für maschinelles Lernen hat sich die OCR-Technologie jedoch erheblich weiterentwickelt, und aktuelle Systeme erkennen Text in den verschiedensten Formen. Zusätzlich können diese Algorithmen aus ihren Fehlern lernen und ihre Erkennungsfähigkeiten verbessern, indem sie mehr Daten verarbeiten.
Fazit
OCR-Technologie hat die Art und Weise, wie wir Daten verwalten, verändert. Sie erlaubt es uns, Papierdokument effizient in digitale, durchsuchbare Formate zu verwandeln. Damit macht sie Dokumente leichter abrufbar – und fördert dabei die Beliebtheit von Cloud-Speichersystemen.
Die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Texterkennung hat sich in den letzten Jahren zudem erheblich verbessert. Manuelle Eingriffe sind kaum noch nötig, womit die Produktivität stetig steigt.
Für die Zukunft ist eine stetige Weiterentwicklung der OCR-Technologie zu erwarten, sodass sie noch leistungsfähiger und benutzerfreundlicher wird. Durch die Integration von maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz wird die Texterkennung intelligenter und besser im Umgang mit verschiedenen Arten von Dokumenten.
Da immer mehr Unternehmen Cloud-Speicherlösungen nutzen, wird OCR ein wichtiger Faktor für die digitale Transformation sein.
Möchten Sie mehr über Optical Character Recognition erfahren? Lesen Sie unseren Blogbeitrag über die Technologie dahinter.