Digitale Bestandsverwaltung mit Barcodes managen

Die Verwaltung des Warenbestands ist für zahlreiche Unternehmen ein wesentlicher Bestandteil ihrer täglichen Arbeit. Vor allem kleinere Unternehmen beginnen oft mit handschriftlichen Inventarlisten oder der manuellen Eingabe in Excel-Tabellen. Langfristig ist ein Barcode-Inventarsystem jedoch wesentlich effizienter und verhindert fehlerhafte Dateneingaben und damit finanzielle Verluste. 

Mit dem Wachstum eines Betriebs wächst auch das Inventar. Irgendwann müssen Unternehmen digitale Alternativen finden, um diese Daten zu erfassen und zu verwalten. Barcodes sind dafür die beste Basis. Gehen wir nun auf die Grundlagen der Einrichtung eines Barcode-Systems für die Bestandsverwaltung ein und betrachten wir die Vorteile der Integration von Barcodes in Ihre Arbeitsabläufe.

Was sind Barcodes? 

Barcodes sind visuelle Darstellungen von Daten. Sie kodieren Zahlen, Buchstaben und andere Symbole in schwarzen und weißen Flächen unterschiedlicher Form und Größe. 

Es gibt zwei Haupttypen: 1D-Barcodes wie der UPC , bestehen aus Strichen unterschiedlicher Breite, während 2D-Symbologien wie QR-Codes aus einem Muster von Quadraten bestehen. Sie speichern große Mengen an Informationen auf kleinem Raum und können mit verschiedenen Hilfsmitteln, wie Handscannern oder Smartphones, gelesen werden. 

Einige Barcodestandards sind vor allem in der Lagerhaltung und im Einzelhandel verbreitet, z. B. die internationale EAN. Sie werden verwendet, um einem Produkt bestimmte Nummern zuzuweisen, die dann mit Datenpunkten wie Lieferant, Größe, Farbe oder Preis verknüpft werden können. Sogar dynamische Informationen, wie das Gewicht loser Ware auf einer Supermarktwaage, können in einem Barcode kodiert werden. 

Welchen Nutzen haben Barcodes für Ihre Bestandsverwaltung? 

Barcodes sind eine bequeme und zuverlässige Methode, alle erforderlichen Informationen an jedem Artikel anzubringen. Mit einem leistungsstarken Gerät dauert das Scannen von Barcodes nur Millisekunden. Abgesehen davon, dass Barcodes die schnellste Methode der Bestandsverwaltung sind, bieten sie Anwender:innen und Unternehmen zahlreiche Vorteile: 

• Kosteneffizienz durch schnellere, effizientere Arbeitsabläufe
• Genaue Bestandszählungen dank zuverlässiger Datenerfassung
• Bestandsdaten und Analysen in Echtzeit
• Hohe Vielseitigkeit 
• Vermeidung langsamer, papierbasierter Prozesse
• Minimierung menschlicher Fehler

Die Unterschiede zwischen EAN- und SKU-Codes auf einen Blick 

EAN-Codes (Universal Product Code) and SKUs (Stock Keeping Units) sind die beiden gängigsten Barcodes im Einzelhandel. Jeder von ihnen erfüllt einen anderen Zweck und folgt anderen Spezifikationen. 

EANs werden von GS1 verwaltet, einer internationalen Organisation, die sich der weltweiten Standardisierung von Geschäftsprozessen verschrieben hat. Sie standardisiert auch viele der Barcodetypen , die von zahlreichen Unternehmen weltweit verwendet werden. 

Jede EAN ist exklusiv für ein bestimmtes Produkt und seinen Hersteller oder Einzelhändler. Sie müssen einzeln bei GS1 erworben werden. Im Gegenzug ermöglicht die Verwendung der EAN den Verkäufern, ihre Produkte im Laden oder digital zu verkaufen. Außerdem erleichtert die EAN allen Beteiligten die Suche nach Preisen und Produktinformationen.

SKUs hingegen sind nur für den internen Gebrauch bestimmt - für die Lagerhaltung, wie der Name schon sagt. Groß- und Einzelhändler verwenden diese Codes in der Regel, um Artikel von ihrer Ankunft bis zum Verkauf zu verfolgen. Da es keine zentrale Organisation gibt, können Unternehmen ihre eigenen SKU-Codes erstellen und dabei alle erforderlichen Daten kodieren. 

Häufig verwenden die Unternehmen EANs als SKUs. Dieser Ansatz ist zwar einfach, bietet aber weniger Flexibilität als die Implementierung benutzerdefinierter SKUs für einen Workflow. Die Erstellung von SKUs ist nicht schwierig: Sowohl spezielle Software als auch Online-Tools zur Erstellung von Barcodes können zu diesem Zweck verwendet werden. 

Arten von Barcode-Scannern und ihre Vor- und Nachteile

Barcodes sind eine etablierte Technologie in allen Branchen weltweit. Um sie zu verarbeiten, wurden in den letzten Jahrzehnten verschiedene Arten von Barcode-Scannern entwickelt. Sie alle haben ihre eigenen Vor- und Nachteile und eignen sich für unterschiedliche Anwendungsfälle. Werfen wir nun einen Blick auf vier gängige Barcode-Scangeräte:

1. CCD-Scanner (Charged Coupled Device): CCD-Barcodescanner sind Standard in POS-Umgebungen. Sie funktionieren in Entfernungen von wenigen Zentimetern bis zu etwa 0,5 Metern, je nach LED-Stärke, Optik (Tiefenschärfe), Barcodegröße und Umgebungslicht.

Vorteile: 

• Einfach zu bedienen. 
• Schnelle Erkennung. 
• Keine beweglichen Teile.
• Relativ hohe Auflösung.

Nachteile:

• Kurze Lesedistanz.
• Begrenzt auf 1D-Standards.
• Keine direkte visuelle Rückmeldung.

2. Laser-Scanner: Aufgrund ihrer schnellen und zuverlässigen Erkennung, auch bei schlechten Lichtverhältnissen und großen Entfernungen zwischen Barcode und Scanner, eignen sich Laserscanner gut für den Einsatz in Industrie und Transportwesen. 

Vorteile: 

• Unterstützt große Entfernungen zwischen Scanner und Barcode.
• Präzise Ergebnisse auch bei schlechten Lichtverhältnissen.
• Hohe Lesegeschwindigkeit.

Nachteile:

• Anfällig für Fehlfunktionen aufgrund beweglicher mechanischer Komponenten.
• Begrenzt auf 1D-Standards.

3. Imager-Scanner: Imager funktionieren eher wie Kameras und nicht wie die oben genannten klassischen Scannertypen. Daher sind sie geeignet für 2D Barcode Scanning und werden im Gesundheitswesen, im Ticketing oder im Industriesektor eingesetzt. Sie werden oft in Verbindung mit der direkten Teilekennzeichnung (DPM) verwendet.

Vorteile: 

• Omnidirektionales Scannen.
• Robust und kompakt. 
• Unterstützung von 2D-Barcodes. 
• Funktion auch bei beschädigten Codes, schlechter Druckqualität oder unebenen Oberflächen.

Nachteile:

• Relativ geringe 1D-Auflösung (im Vergleich zu 1D-CCD-Scannern). 
• Teuer, da diese Technologie relativ neu ist. 
• Bildschirme für direktes visuelles Feedback gibt es nur bei wenigen teuren Geräten.

4. Smartphone: Heute können sogar Standard-Smartphones Codes erfassen und deren Informationen entschlüsseln. Das können Unternehmen nutzen: Mit mobilen Apps oder Web-Apps erstellen, um einen digitalen Workflow auf der Grundlage von Barcode-Scans zu ermöglichen. Barcode Scanner SDKs vereinfachen die Entwicklung dieser Anwendungen enorm.

Vorteile: 

• Omnidirektionales Scannen.
• Unterstützt sowohl 1D- als auch 2D-Formate.
• Direkte visuelle Rückmeldung auf dem Gerät. 
• Funktion auch bei beschädigten Codes, schlechter Druckqualität oder schlechter Beleuchtung.
• Hohe Kosteneffizienz.
• Ermöglicht BYOD Strategien.
• Intuitive Bedienung ohne Schulungsaufwand.
• Einfach zu warten. 

Nachteile: 

• Weniger robust als herkömmliche Scanner. 

Best Practices für die Barcode-basierte Bestandsverwaltung

Nachdem wir nun einen Überblick über die verschiedenen Barcodetypen und Scangeräte haben, ist es an der Zeit, einige Best Practices für das Scannen von Barcodes in der Bestandsverwaltung zu erläutern. Wenn Sie diese umsetzen, kann Ihr Unternehmen die Vorteile dieser modernen Technologie voll ausschöpfen. 

1. Skalierbarkeit: Vergewissern Sie sich, dass das Verfahren, für das Sie sich entscheiden, skalierbar ist. Sie müssen sich darauf einstellen, dass Ihr Unternehmen und damit auch Ihre Bestände mit der Zeit wachsen werden.  
2. Drucker: Sie können zunächst auch konventionelle Drucker als Barcodedrucker verwenden, wenn Sie Ihr neues Bestandsverwaltungssystem starten. Auf lange Sicht sollten Sie sich wegen der höheren Qualität für professionelle Thermodrucker und Etiketten entscheiden.
3. Standardisierung: Wenn Sie ein standardisiertes System für verschiedene Produktkategorien einrichten, hilft Ihnen das bei der Organisation und Verfolgung des gesamten Bestands. Lassen Sie zum Beispiel alle Codes für Besteck mit “1” beginnen, für Geschirr mit “2” usw. 
4. Kennzeichnungseinheiten: Am einfachsten ist es, Artikel in den Mengen zu markieren, in denen Sie sie verkaufen, z. B. pro Stück, Kiste oder Palette. 
5. Buchhaltungssystem: Erstellen Sie einen Inventur-Workflow, der mit Ihrer Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungssoftware verbunden ist, um manuelle Datenübertragungen zu vermeiden.