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Mitarbeiter-App Funktionen – Scanning macht mobile Anwendung zum Allround-Tool

Was sind Mitarbeiter-Apps? 

Wie der Name bereits impliziert, handelt es sich bei Mitarbeiter-Apps um mobile Anwendungen für die Mitarbeiter eines jeweiligen Unternehmens. Anwendungsbereiche sind hierbei beispielsweise die Schichtplanung, Terminkoordination, verwaltungstechnische Abläufe oder interne Kommunikation. Die Anwendung kann von allen Mitarbeitern auf privaten, oder geschäftlichen Smartphones genutzt werden. 

Diese verschiedenen Themen werden alle durch vielseitige Funktionen innerhalb einer einzelnen mobilen App abgedeckt, sodass alle Angestellten untereinander vernetzt sind und jederzeit Zugriff auf Firmen-relevante Informationen erhalten. Ein digitaler Datenfluss kann somit in Echtzeit stattfinden und erreicht im Schnitt 90 % der Mitarbeiter. Zuvor genutzte Intranet-Funktionen haben im Kontrast dazu in den meisten Fällen nur die Verwaltung der Unternehmen erreicht. 

Welche Vorteile bieten Mitarbeiter-Apps für Betriebe? 

Natürlich bieten sich Unternehmen durch die digitale Vernetzung einige entscheidende Vorteile, nicht nur auf Verwaltungsebene. Diese ergeben sich aus der Frage “Welche Funktionen muss eine Mitarbeiter-App abdecken?”:

  • Unternehmenskommunikation: Nachrichten verbreiten sich in Echtzeit und die Reaktionszeit der Mitarbeiter auf dringliche Angelegenheiten verkürzt sich, während Missverständnisse durch mangelnde Absprachen vermieden werden. Das alles passiert zeit- und ortsunabhängig und ist daher, insbesondere für das Home-Office oder Außendienstmitarbeiter essenziell. 
  • Weiterleitung von Informationen: Dokumente, Termine, Schichtpläne oder Menüpläne können innerhalb von Sekunden allen betroffenen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Natürlich ist es auch möglich, Daten nur an bestimmte Teams, Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter zu schicken, die diese dann sofort weiterverarbeiten können. Papierdokumente können hierfür mittels eines Dokumentenscanners digitalisiert werden.
  • Knowledge-Base: Die App kann als interne Knowledge-Base verwendet werden. Dies ist nicht nur beim Onboarding oder für Auszubildende interessant, sondern kann allen Mitarbeitern nützliche Informationen bereitstellen. 
  • Digitalisierung von Dokumenten: Durch die Übermittlung von rein digitalen, oder gescannten Daten lässt sich das Dokumentenmanagement erheblich beschleunigen und fast vollständig digitalisieren. Diese Prozesse sind unabhängig vom Arbeitsplatz und können auch Zuhause, auf einer Dienstreise oder von unterwegs aus erfolgen. Die Nutzung von Smartphones statt reparaturanfälliger und wartungsintensiver Hardware beschleunigt nicht nur das Arbeiten, sondern sorgt auch für sinkende Kosten.

Eine Mitarbeiter-App entwickeln oder kaufen? Welche Lösung ist praktikabler?

Wie bei so vielen Fragen gilt hier zunächst die Devise, dass der jeweilige Einzelfall mit den individuellen betrieblichen Anforderungen betrachtet werden muss, um eine Entscheidung bezüglich Eigenfertigung oder Outsourcing ausreichend beantworten zu können. Beide Varianten bieten entscheidende Vor- und Nachteile. Insbesondere für Großunternehmen lohnt sich häufig die Entwicklung einer eigenen Mitarbeiter-App, da diese über Software-Spezialisten mit der benötigten Expertise verfügen, sowie über Kapital und Ressourcen zur Instandhaltung der Anwendung. Der entscheidende Vorteil ist hierbei die Flexibilität, mit der die Funktionen der App an den individuellen Use Case des jeweiligen Konzerns angepasst werden können. So lassen sich verschiedene Bauteile der App beispielsweise extern beziehen und mit wenig Aufwand von internen Entwicklern in die firmeneigene Mitarbeiter-App integrieren. Dieses Verfahren liegt zwischen den beiden Extremen Make und Buy und wird im modernen Sprachgebrauch als "Brew" bezeichnet.

Scan-Funktionen für digitales Dokumentenmanagement in einer Mitarbeiter-App

Die zuvor genannten Bausteine sind in sogenannten SDKs (Software Development Kits), welche für verschiedenste Nutzungszwecke angeboten werden. Zur Weiterleitung von Papierdokumenten bietet sich ein Scanner SDK an, welches verschiedene Funktionalitäten beinhaltet.

Auch komplexe Dokumente, wie Beispielsweise Rechnungen oder Führerscheine können mittels Datenextraktion per Scan erfasst werden. Hier werden nur die relevanten Informationen an das Backend weitergeleitet. Mit Hilfe eines Data Scanner SDK lassen sich somit gezielt einzelne, einzeilige Informationen aus einem Dokument auslesen, beispielsweise der Name des Mitarbeiters und das Ablaufdatum des Führerscheins. Lösungen wie diese eignen sich perfekt für das Flottenmanagement in großen Unternehmen. 

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sind die Papierdokumente, welche am häufigsten von Mitarbeitern an die Verwaltung übertragen werden müssen. Auch hierfür gibt den AU-Schein Scanner, ein Datenextraktions-Tool, welches gezielt die wichtigsten Informationen aus dem Dokument entnimmt und in eine bearbeitbare PDF-Datei umwandelt. Der AU-Schein Scanner extrahiert alle Checkboxen, Datumsfelder, sowie Patientendaten der Typen 1a, 1b, 1d, 1d und 21.

Digitale Knowledge-Base – Zukunftsweisendes Arbeiten 

Fachzeitschriften, Bücher oder Flyer sind nur einige Beispiele dafür, dass relevante Informationen zur Weiterbildung häufig noch ausschließlich gedruckt zu finden sind. Als Mitarbeiter den Überblick über vorhandene Texte zu behalten ist schwierig, ebenso der interne Austausch dieser. Eine Mitarbeiter-App kann hier Abhilfe schaffen. Integriert man hier den zuvor erwähnten, modernen Dokumentenscanner , so lassen sich Inhalte schnell digitalisieren und in der digitalen Knowledge-Base des Unternehmens geordnet nach Themen oder Bereichen speichern. Jeder Mitarbeiter kann dann innerhalb der App gezielt nach Informationen suchen und direkt auf interessante Beiträge seiner Kollegen zugreifen. 

Datenschutz bei Mitarbeiter-Apps 

Das Scanbot SDK arbeitet ausschließlich mit On-Device-Intelligence: Alle Daten werden direkt auf dem Gerät des Endnutzers verarbeitet, ohne dabei auf den Servern von Scanbot oder einer dritten Partei gespeichert zu werden. Somit sind sie sicher vor externen Attacken und Man-in-the-Middle-Angriffen. Die Scan-Komponenten sind somit konform mit der DSGVO/GDPR und dem CCPA. 

Wir von Scanbot haben durch unsere Lösungen und Grundsätze alle Voraussetzungen geschaffen, um die Daten Ihrer Mitarbeiter und des Unternehmens, vor externen Angriffen und Datenlecks zu schützen.

Möchten Sie Ihren individuellen Anwendungsfall einer Mitarbeiter-App mit einem unserer Expert:innen besprechen? Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen. Let’s talk.

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