Was sind Mitarbeiter-Apps?
Wie der Name bereits impliziert, handelt es sich bei Mitarbeiter-Apps um mobile Anwendungen für die Mitarbeiter eines jeweiligen Unternehmens. Anwendungsbereiche sind hierbei beispielsweise die Schichtplanung, Terminkoordination, verwaltungstechnische Abläufe oder interne Kommunikation. Die Anwendung kann von allen Mitarbeitern auf privaten, oder geschäftlichen Smartphones genutzt werden.
Diese verschiedenen Themen werden alle durch vielseitige Funktionen innerhalb einer einzelnen mobilen App abgedeckt, sodass alle Angestellten untereinander vernetzt sind und jederzeit Zugriff auf Firmen-relevante Informationen erhalten. Ein digitaler Datenfluss kann somit in Echtzeit stattfinden und erreicht im Schnitt 90 % der Mitarbeiter. Zuvor genutzte Intranet-Funktionen haben im Kontrast dazu in den meisten Fällen nur die Verwaltung der Unternehmen erreicht.
Welche Vorteile bieten Mitarbeiter-Apps für Betriebe?
Of course, digital networking offers companies some significant advantages, not only on the administrative level. These benefits result from the question, "Which use cases should be covered by an employee app?"
- Unternehmenskommunikation: Nachrichten verbreiten sich in Echtzeit und die Reaktionszeit der Mitarbeiter auf dringliche Angelegenheiten verkürzt sich, während Missverständnisse durch mangelnde Absprachen vermieden werden. Das alles passiert zeit- und ortsunabhängig und ist daher, insbesondere für das Home-Office oder Außendienstmitarbeiter essenziell.
- Weiterleitung von Informationen: Dokumente, Termine, Schichtpläne oder Menüpläne können innerhalb von Sekunden allen betroffenen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Natürlich ist es auch möglich, Daten nur an bestimmte Teams, Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter zu schicken, die diese dann sofort weiterverarbeiten können. Papierdokumente können hierfür mittels eines Dokumentenscanners digitalisiert werden.
- Knowledge-Base: Die App kann als interne Knowledge-Base verwendet werden. Dies ist nicht nur beim Onboarding oder für Auszubildende interessant, sondern kann allen Mitarbeitern nützliche Informationen bereitstellen.
- Digitalisierung von Dokumenten: Durch die Übermittlung von rein digitalen, oder gescannten Daten lässt sich das Dokumentenmanagement erheblich beschleunigen und fast vollständig digitalisieren. Diese Prozesse sind unabhängig vom Arbeitsplatz und können auch Zuhause, auf einer Dienstreise oder von unterwegs aus erfolgen. Die Nutzung von Smartphones statt reparaturanfälliger und wartungsintensiver Hardware beschleunigt nicht nur das Arbeiten, sondern sorgt auch für sinkende Kosten.
Eine Mitarbeiter-App entwickeln oder kaufen? Welche Lösung ist praktikabler?
Each case must be considered with its individual operational requirements to provide an adequate answer to a decision regarding in-house production or outsourcing. Both variants offer critical advantages and disadvantages. Especially for large companies, it is often worthwhile to develop their own employee app. They have software specialists with the necessary expertise and capital to cover the application's maintenance. The main advantage of proprietary software is the flexibility that allows the app’s functions to be adapted to the respective company’s individual use case. For instance, various app components can be purchased externally and integrated into an employee app with little effort by internal developers. This procedure is located between “Make and Buy” and is known as “Brew” in modern terminology.
Scan-Funktionen für digitales Dokumentenmanagement in einer Mitarbeiter-App
Die zuvor genannten Bausteine sind in sogenannten SDKs (Software Development Kits), welche für verschiedenste Nutzungszwecke angeboten werden. Zur Weiterleitung von Papierdokumenten bietet sich ein Scanner SDK an, welches verschiedene Funktionalitäten beinhaltet.
Auch komplexe Dokumente, wie Beispielsweise Rechnungen oder Führerscheine können mittels Datenextraktion per Scan erfasst werden. Hier werden nur die relevanten Informationen an das Backend weitergeleitet. Mit Hilfe eines Data Scanner SDK, selected, single-line information can be read from a document, such as an employee’s name and their driver's license expiration date. Solutions like these are perfectly suited for fleet management in large companies.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sind die Papierdokumente, welche am häufigsten von Mitarbeitern an die Verwaltung übertragen werden müssen. Auch hierfür gibt den AU-Schein Scanner, ein Datenextraktions-Tool, welches gezielt die wichtigsten Informationen aus dem Dokument entnimmt und in eine bearbeitbare PDF-Datei umwandelt. Der AU-Schein Scanner extrahiert alle Checkboxen, Datumsfelder, sowie Patientendaten der Typen 1a, 1b, 1d, 1d und 21.
Digital Knowledge-Base - Future-oriented work
Fachzeitschriften, Bücher oder Flyer sind nur einige Beispiele dafür, dass relevante Informationen zur Weiterbildung häufig noch ausschließlich gedruckt zu finden sind. Als Mitarbeiter den Überblick über vorhandene Texte zu behalten ist schwierig, ebenso der interne Austausch dieser. Eine Mitarbeiter-App kann hier Abhilfe schaffen. Integriert man hier den zuvor erwähnten, modernen Dokumentenscanner content can be quickly digitized and stored in the company's digital knowledge base, sorted by topic or area. Every employee can then search for specific information within the app and directly access interesting contributions from their colleagues.
Datenschutz bei Mitarbeiter-Apps
Scanbot SDK works exclusively with on-device intelligence: all data is processed directly on the end user's device without being stored on Scanbot's or any third-party servers. Thus, they are safe from external attacks and man-in-the-middle attacks. The scan components are, therefore, compliant with DSGVO/GDPR and CCPA.
Wir von Scanbot haben durch unsere Lösungen und Grundsätze alle Voraussetzungen geschaffen, um die Daten Ihrer Mitarbeiter und des Unternehmens, vor externen Angriffen und Datenlecks zu schützen.
Möchten Sie Ihren individuellen Anwendungsfall einer Mitarbeiter-App mit einem unserer Expert:innen besprechen? Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen. Let's talk.
