Mobile Datenextraktion und ihre Vorteile

Viele Service-Apps und mobile Anwendungen für das digitale Dokumentenmanagement nutzen bereits Scan-Tools um Papierdokumente schnell und effizient zu digitalisieren. Jetzt ist es Zeit, einen Schritt weiterzugehen, denn Daten müssen nicht nur digitalisiert, sondern auch extrahiert, analysiert und verwaltet werden. Hier kommt die Datenextraktion ins Spiel, welche gezielt Daten aus komplexen Dokumenten heraus filtert, und für die weitere Verarbeitung nutzbar macht. Somit entfällt die manuelle Eingabe von Informationen aus beispielsweise medizinischen Dokumenten oder Personalausweisen, Reisepässen und Ähnlichem, da diese Aufgabe von einem automatisierten Prozess übernommen wird.

Was ist Datenextraktion?

Software zur Texterkennung (OCR) ist mittlerweile in jedem automatisierten Arbeitsablauf eine wichtige Komponente, denn sie ermöglicht eine vollautomatische Verarbeitung von gescannten Textdokumenten. Das Problem hierbei ist, dass Sie mit allen Daten des Dokuments arbeitet, das heißt unter anderem auch Füllwörter, Zahlungsinformationen oder Erklärungstexte. Die Datenextraktion beschreibt den Prozess der Analyse von unstrukturierten oder schlecht strukturierten Dokumenten, bei dem nur relevante Informationen durch maschinelles Lernen extrahiert werden. Dies bezieht sich insbesondere auf Dokumente, die einzelne Formate wie Tabellen oder sich wiederholende Daten wie Rechnungsnummern, Daten oder Gesamtbeträge enthalten. Die in solchen Dokumenten enthaltenen benötigten Informationen werden daher reibungslos und effizient in Ihrem System gesammelt und können innerhalb weniger Sekunden zur weiteren Verarbeitung genutzt werden.

Welche Dokumente können durch Datenextraktion erfasst werden?

Datenextraktion ist also ein mehr als nützliches, intelligentes Feature im digitalen Dokumentenmanagement. Eine interessantere Frage lautet jedoch: „Wie kann Ihr Unternehmen von der Datenextraktion profitieren?“ Im Folgenden haben wir einige interessante Anwendungsbeispiele der Dokumentenerfassung für Sie gesammelt:

  • Kundenidentifizierung – Mithilfe der Datenextraktion kann der MRZ Scanner Informationen extrahieren, die in Ausweisdokumenten enthalten sind, indem die in Pässen und Ausweisen enthaltene MRZ-Nummer analysiert wird. Alle Kerninformationen werden dann sofort auf dem Endgerät angezeigt und können an das Back-End weitergeleitet werden. Es besteht keine Notwendigkeit, personenbezogene Daten händisch aus einem regulären Scan zu extrahieren.
  • Gesundheitswesen – Darüber hinaus kann Scanbots EHIC Card Scanner und Medical Document Scanner für verschiedene Zwecke im Gesundheitssektor verwendet werden, da sie Informationen extrahieren kann, die in europäischen Gesundheitskarten oder medizinischen Dokumenten, wie zum Beispiel der AU, enthalten sind. Dies beschleunigt die Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen und hilft Ihnen, effizientere Workflows zu erstellen, da Daten aus solchen Dokumenten nicht mehr manuell verarbeitet werden müssen.
  • Rechnungen/Belege/sonstige Formulare/Seriennummern etc. – Mit dem Scanbot Data Scannerlassen sich jegliche einzeilige Informationen extrahieren, ohne dabei das gesamte Dokument scannen zu müssen. Hierbei kann flexibel entschieden werden, welche Informationen für den konkreten Anwendungsfall benötigt werden. Die Daten sind dann sofort bereit für die Weiterverarbeitung und müssen ebenfalls nicht mehr manuell verarbeitet werden.

Welche Daten können wir extrahieren? 

Auch hier ist unser Tool zur Datenextraktion sehr flexibel, so können unter anderem folgende Daten ausgelesen werden:

  • MRZ-Nummern – Zu finden auf Personalausweisen und Reisepässen aus mehr als 150 Ländern. Hierbei werden die Inhalte Vor- und Nachname, Ausweisnummer, ausstellender Staat, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Geschlecht, Gültigkeitsdauer und Prüfziffern erfasst.
  • EHIC-Karten – Aus allen europäischen Gesundheitskarten können Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Identifizierungsnummer, Versicherer und Nummer des Versicherers, Kartennummer und Gültigkeitsdauer ausgelesen werden. Dies ist insbesondere bei der Verifizierung des Versicherten in der mobilen Service-App hilfreich und zeitsparend
  • Einzeilige Daten – Einzeilige Daten aller Art können gezielt erfasst werden. Liegt zum Beispiel eine Rechnung vor, aus der nur die IBAN-Nummer, der Verwendungszweck und der Betrag gescannt werden sollen, so lassen sich diese Daten per Extraktion innerhalb weniger Sekunden getrennt voneinander erfassen und weiterverarbeiten, ohne dabei die irrelevanten weiteren Informationen innerhalb des Dokumentes berücksichtigen zu müssen.

Was sind die großen Vorteile der Datenextraktion?

Wir fassen die wichtigsten Benefits der mobilen Dokumentenerfassung für Sie zusammen: 

  1. Kostenreduzierung: Durch den Wegfall von manuellen Eingaben und Korrekturen lässt sich erhebliche Arbeitszeit einsparen. Zudem entfallen Kosten für etwaigen postalischen Versand von Dokumenten durch die Integration von Scanning-Tools im Allgemeinen. Smartphones sind zudem deutlich günstiger in Wartung und Anschaffung als reguläre Hardware-Scanner.
  2. Geschwindigkeit: Ihr Arbeitsablauf wird erheblich beschleunigt.
  3. Komfort: Ihre Mitarbeiter müssen keine Daten aus Fotografien oder Scans in schlechter Qualität herausfiltern, sondern können sofort mit den automatisch gesammelten Daten arbeiten.
  4. Kundenzufriedenheit: Einfache digitale Services und eine schnelle Bearbeitung von Anfragen sind essenziell für heutige Kunden. Da die meisten Kunden über moderne Smartphones verfügen, lässt sich diese Lösung leicht jedem Nutzer zugänglich machen.
  5. Vielseitigkeit: Mit dem Datenscanner lässt sich ein umfassendes Gebiet von Anwendungsfällen abdecken und automatisiert gestalten.

Mithilfe der Datenextraktion kann das SDK Informationen aus ID-Dokumenten von mehr als 150 Ländern extrahieren, indem es die maschinenlesbare Zone (MRZ) in Pässen und Personalausweisen analysiert. Außerdem können Daten aus Quittungen oder Überweisungsformularen verarbeitet werden.

Sicherheit der Daten

Da die gescannten Dokumente ausschließlich auf dem Gerät des Benutzers verarbeitet und gespeichert werden, ist unsere SDK-Lösung mit Datenverarbeitungsstandards wie GDPR / DSGVO konform.

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