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Scanner für Dokumentenmanagement: Die Zukunft des Einzelhandels

Was ist digitales Dokumentenmanagement?

Quittungen von Dienstleistern, Kassenbelege oder ärztliche Atteste - Filialleiter haben täglich mit einer großen Menge an Papierdokumenten zu tun, die an die Zentrale übermittelt werden müssen. Meist werden sie monatelang in Ordnern gesammelt oder per Fax oder Post an die zuständige Stelle geschickt. Diese Art des Umgangs mit Dokumenten führt häufig zu Beschädigungen oder Verlusten und verlangsamt den Arbeitsablauf, da der Postversand viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Hinzu kommt, dass die Qualität eines gefaxten Bildes in der Regel viel schlechter ist und Faxgeräte störanfälliger sind als die durchschnittliche Qualität einer Smartphone-Kamera.

Wie werden Papierdokumente digitalisiert?

Eine App mit integriertem Dokumentenscanner ist simpel und bietet einen unkomplizierten Arbeitsablauf. Um die verschiedenen Dokumente für das papierlose Back-Office zu strukturieren ist es sinnvoll, grundlegende Kategorien zu verwenden. Allgemeine Begriffe wie Bestellung, Reparatur, Versand, Promotion oder Banking können in der App angelegt und ausgewählt werden.

Das Scanner SDK kann innerhalb weniger Arbeitstage in Ihre mobile App implementiert werden. Es ist vollständig an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassbar und bietet Funktionen wie das Scannen von Barcodes, Datenextraktion für komplexe Dokumente wie AU-Bescheinigungen oder Texterkennung (OCR) an, die jedes Dokument in eine durchsuchbare PDF-Datei verwandelt.

Wie funktioniert das Scannen & Archivieren von Dokumenten in den Filialen?

Und so könnte die Workflows von Filialleitern nach der Implementierung eines Dokumentenscanners aussehen:

  1. Der Filialleiter erhält ein Dokument, wie z.B. eine Bestandsbescheinigung. Dieses Dokument muss jetzt an die Zentrale weitergeleitet werden.
  2. Sobald er die interne App öffnet, werden ihm verschiedene Kategorien wie Logistik, Kasse, Bankgeschäfte oder Bestellungen angezeigt. Er kann dann die richtige Kategorie auswählen, die in diesem Fall "Bestandsführung" lautet.
  3. Das Dokument wird mit der interaktiven Benutzeroberfläche, die ihn in die perfekte Scan-Position führt, gescannt. Der Scan wird dann automatisch zugeschnitten und ist bereit für den nächsten Schritt.
  4. An diesem Punkt wird unsere Texterkennung (OCR) relevant. Es verwandelt den Scan in ein editierbares und durchsuchbares PDF.
  5. Diese Datei kann nun zur weiteren Verarbeitung innerhalb weniger Sekunden an die Zentrale geschickt werden. Zudem kann sie dauerhaft papierlos innerhalb der internen Ordner gelagert werden, sodass Mitarbeiter über die App auf die enthaltenen Informationen zugreifen können. Egal ob im Büro, oder in der Filiale. Ein Kopierer oder Hardwarescanner, sowie der Versand von physischen Papierdokumenten wird hiermit überflüssig.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, diese Datei auf sichere Weise zu versenden. Sie können Technologien wie WebDAV, SFTP oder sogar E-Mail verwenden, um die PDFs sofort zu übertragen.

Da die Aufnahme und Verarbeitung des Scans nur wenige Sekunden dauert, erfolgt auch die Übertragung fast in Echtzeit. Dadurch werden Geschäftsprozesse erheblich beschleunigt, und das Controlling, die Auftragsverwaltung oder Werbeaktionen optimiert. Smartphones oder Tablets als Multifunktionsgeräte sind zudem viel einfacher zu warten und zu ersetzen als herkömmliche Computer.

Warum sollte man Dokumente scannen? Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems auf einen Blick

  1. Quittungen, Kassenbestände oder Inventarbelege: Der Filialleiter kann jede beliebige Art von Dokumenten innerhalb von Sekunden scannen. Unsere Benutzerführung garantiert ein perfektes Scan-Ergebnis in hoher Auflösung, ohne dass eine manuelle Korrektur erforderlich ist. Nun kann der Scan des Belegs direkt an die Zentrale zur weiteren Verarbeitung und sogar zur Automatisierung weitergeleitet werden. Wenn Sie die enthaltenen Daten in Form einer editierbaren PDF-Datei wünschen, können Sie unsere OCR-Funktion nutzen, um ein Papierdokument innerhalb weniger Sekunden umzuwandeln. Die Archivierung findet dadurch um einiges schneller statt, als mit herkömmlichen Methoden.
  2. Medizinische Bescheinigungen: Nach Angaben des BKK-Dachverbandes sind deutsche Arbeitnehmer im Durchschnitt 8 % ihrer Arbeitstage pro Jahr krankgeschrieben. Dabei fällt natürlich eine Menge Papierarbeit in Form von ärztlichen Bescheinigungen bzw. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, an. Solche Dokumente enthalten relativ komplexe Strukturen und lassen sich daher nur schwer digital verarbeiten. Unser Scanbot SDK bietet genaue Datenextraktionsfunktionen, die die Informationen in kürzester Zeit reibungslos in ein Format bringen, welches zur Weiterverarbeitung geeignet ist.

Das Scanbot Scanner SDK kann vollständig an die Bedürfnisse Ihres Einzelhandelsunternehmens angepasst werden. Durch seine Benutzerführung und durch den automatischen Zuschnitt werden können selbst unerfahrene Anwender einwandfreie Scanergebnisse erzeugen, die keiner manuellen Korrektur bedürfen. Somit wird der Workflow um ein Vielfaches beschleunigt. Da unser SDK so einfach und intuitiv zu bedienen ist, benötigen Ihre Mitarbeiter keine Schulung um Dokumente zu digitalisieren, die Nutzung dieser Funktionen ist intuitiv und im Handumdrehen verständlich.

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