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5 Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements, die Sie in 2022 kennen sollten

Intuitive, einfach zu implementierende Lösungen für die Verwaltung von Dokumenten sind heute gefragter denn je. Und auch abseits der globalen Gesundheitskrise und der flexibleren Arbeitsstrukturen, die zur Bewältigung dieser Pandemie erforderlich sind, ist das digitale Dokumentenmanagement für die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse im Jahr 2022 unerlässlich. Lassen Sie uns einen Blick auf die 5 wichtigsten Vorteile werfen, die die Dokumentendigitalisierung für Ihr Unternehmen birgt.

Verabschieden Sie sich von Papier - nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung

Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren, können Sie die folgenden Vorteile ab sofort voll ausschöpfen. Die 5 wichtigsten Benefits im Überblick:

1. Direkt verfügbare Information: Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Sie Informationen sofort für Ihre gesamte Belegschaft verfügbar machen. Eine digitale, interne Datenbank bietet ein Höchstmaß an Flexibilität - egal, wo sich Ihre Mitarbeitenden befinden. Physische Akten müssen nicht mehr per Post oder Fax verschickt werden - ein entscheidender Vorteil im Zeitalter der Remote-Arbeit. Hier ist die digitale Übertragung von Dokumenten der Schlüssel zum Informationsfluss in Echtzeit.

Darüber hinaus erleichtert die Digitalisierung das Auffinden bestimmter Dokumente erheblich: Mit nur wenigen Klicks sind sie sofort abrufbar. Wenn ihr digitaler Workflow auch OCR Texterkennung integriert, können Sie in Ihrer internen Datenbank auch nach einzelnen Stichwörtern suchen, wie z. B. einem Datum oder einer Vorgangsnummer.

2. Geschäftliche Effizienz: Prozesse, die auf Papierdokumenten basieren, stoßen oft auf zeitraubende Hindernisse. Das Hauptproblem sind Dokumente, die auf dem Postweg verloren gehen oder sich verspäten, falsch abgelegt werden oder im Archiv verschwinden. Zudem können sie jederzeit beschädigt werden. Papierbasierte Arbeitsabläufe verursacht daher sowohl erhöhten Arbeitsaufwand als auch hohe Kosten. Bleiben Unternehmen in papierbasierten Prozessen verhaftet, verpassen sie wertvolle Chancen, ihre Geschäftsprozesse nachhaltig zu optimieren und zukunftssicher zu gestalten.

3. Raumeinsparung: Platz ist immer knapp, ob zu Hause oder im beruflichen Umfeld. Und Aktenschränke für Papierdokumente sind extrem sperrig. In großen Unternehmen sind daher häufig ganze Stockwerke für die physische Lagerung von Dokumenten reserviert. Das treibt die Kosten massiv in die Höhe, da größere Räume angemietet werden müssen, um alle Unterlagen ordnungsgemäß zu lagern. Die Digitalisierung von Dokumenten ist der richtige Weg, um die benötigte Lagerfläche zu reduzieren. Auf diese Weise können Sie immense Kosteneinsparungen erzielen. Außerdem können Sie die freigewordene Bürofläche für produktivere Zwecke nutzen.

Mitarbeiterzufriedenheit: Vereinfachte Prozesse erleichtern den Arbeitsalltag erheblich. Komplizierte, fehleranfällige Abläufe hingegen verursachen Frustration und führen zu Unzufriedenheit seitens der Mitarbeitenden. Einfach zu bedienende, digitale Alternativen erhöhen nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und damit auch deren Produktivität.

Datensicherheit: Papierdokumente gehen leicht verloren und können so in die falschen Hände geraten, sei es auf dem Postweg oder sogar innerhalb eines Unternehmens. Modernste Technologie ermöglicht die sichere Verschlüsselung sensibler Daten, während die 2-Faktor-Authentifizierung die Konten der Mitarbeiter:innen vor unbefugtem Zugriff schützt. Moderne Softwarelösungen, die mit internationalen Datenschutzrichtlinien wie GDPR und CCPA konform sind, sorgen für optimalen Datenschutz.

Wie lassen sich Papierdokumente am besten effizient digitalisieren?

Herkömmliche Hardware-Scanner sind nach wie vor sehr beliebt. Für einen flexiblen, digitalen Arbeitsablauf müssen Mitarbeitende jedoch in der Lage sein, Dokumente überall zu digitalisieren, sei es im Home-Office, auf Geschäftsreisen oder im Außendienst.

Laut Statista besitzen rund 63 Millionen Deutsche ein Smartphone. Nutzer:innen haben ihr mobiles Gerät immer bei sich und verwenden es jetzt schon für zahlreiche berufliche und private Aktivitäten. Warum sollte man es also nicht auch für die Digitalisierung von Dokumenten nutzen? BYOD machen sich dies zunutze.

Mit einem Document Scanner SDK in Ihrer Unternehmens-App können Ihre Mitarbeitenden Dokumente innerhalb von Millisekunden intuitiv und in hoher Qualität digitalisieren, egal wann und wo. Zusätzliche OCR Funktionen verwandeln sie in durchsuchbare, bearbeitbare Formate und ermöglichen damit auch die Automatisierung von Arbeitsabläufen.

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