Software für Prozessoptimierung – niedrige Kosten bei hoher Effizienz

Effiziente Prozesse sind das Herzstück eines jeden erfolgreichen Unternehmens und haben wesentlichen Einfluss auf die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeitenden. Optimierte Prozesse zur Datenerfassung und Übermittlung von Informationen sind dabei ebenso wichtig wie das schnelle Erkennen und Beseitigen von Störungen im Arbeitsablauf. 

Gerade etablierte Unternehmen, die über feste Strukturen und Prozesse verfügen, ändern diese in der Regel nicht von Grund auf. Stattdessen nehmen sie kleinere Anpassungen vor, um die Produktivität und Effizienz zu steigern, sowie gleichzeitig die Betriebskosten zu senken. Diese Methode wird als Prozessoptimierung bezeichnet und führt zu kontinuierlichen Verbesserungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette. 

Was ist Geschäftsprozessoptimierung? 

Wie bereits in der Einleitung erwähnt, ist die Prozessoptimierung die Änderung einer Methode oder eines Prozesses zur Optimierung bestimmter Parameter. Sie gilt als ein wichtiges quantitatives Instrument für die betriebliche Entscheidungsfindung. 

Die Geschäftsprozessoptimierung im Besonderen beschreibt Verfahren zur Steigerung der organisatorischen Effizienz durch die Verbesserung bestimmter Prozesse. Sie ist Teil des Geschäftsprozessmanagements und geht häufig mit der Automatisierung betrieblicher Prozesse einher. Die wichtigsten Ziele dabei sind:

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Die Geschäftsprozessoptimierung im Besonderen beschreibt Verfahren zur Steigerung der organisatorischen Effizienz durch die Verbesserung bestimmter Prozesse. Sie ist Teil des Geschäftsprozessmanagements und geht häufig mit der Automatisierung betrieblicher Prozesse einher. Die wichtigsten Ziele dabei sind:

  • Senkung der Betriebskosten
  • Steigerung der Produktivität & Effizienz

Was sind typische Beispiele für die Optimierung von Geschäftsprozessen?

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Werfen wir zunächst einen Blick auf die bekanntesten Beispiele für die Optimierung von Geschäftsprozessen

  • Vermeidung von Redundanz in Arbeitsabläufen
  • Allgemeine Optimierung von Arbeitsabläufen, z.B. durch den Einsatz neuer digitaler Werkzeuge
  • Verbesserung der Kommunikationsmethoden 
  • Erstellung von Prognosen zur rechtzeitigen Vorhersage und Bewältigung von Veränderungen 

Die 4 Schritte der Geschäftsprozess-Optimierung - Ein Beispiel mit dem Scanbot SDK

Sehen wir uns nun an, wie die vier Schritte zur Steigerung der Prozesseffizienz in der Praxis aussehen könnte: 

1. Identifizieren Sie den Prozess, der angepasst werden muss

Die Kund:innen eines Unternehmens müssen Formulare per Post an dessen Hauptsitz schicken. Das Management stellt fest, dass dies Kosten verursacht und die Bearbeitung verzögert.

Das Unternehmen beschließt, diesen Prozess zu optimieren. Zunächst bestimmt es den Zweck der Optimierung und setzt sich messbare Ziele. Hier geht es darum, Kosten und Bearbeitungszeit auf vordefinierte Werte (Benchmarks) zu reduzieren.

2. Analysieren Sie den aktuellen Prozess

Die Verantwortlichen überprüfen den betreffenden Prozess mit Blick auf die gewünschten Ergebnisse und Leistungsbenchmarks. Sie ermitteln Bereiche, in denen eine Umstrukturierung des Prozesses die Kosten oder die Durchlaufzeit senken kann.

In unserem Beispiel beschließt das Management, den Postversand durch ein modernes Tool zu ersetzen – das Document Scanner SDK.

3. Umsetzung der Änderungen 

Die in Schritt 2 identifizierten Workflow-Änderungen werden umgesetzt, um die Gesamtprozessleistung und -effizienz zu steigern.

Die Kund:innen unseres Beispielunternehmens senden nun keine Papierdokumente mehr an die Zentrale. Stattdessen scannen sie diese mit dem Dokumentenscanner und übermitteln sie digital in Echtzeit. Darüber hinaus ermöglicht der neue Prozess eine Workflow-Automatisierung durch OCR-Erkennung im Backend.

4. Überwachen Sie die Ergebnisse

Die Organisation bewertet die Leistung des überarbeiteten Arbeitsablaufs anhand der Benchmarks (Makroebene). Auf der Mikroebene wird der Prozess kontinuierlich angepasst und verfeinert.

Unser Unternehmen stellt fest, dass der neue, digitale Prozess zur Einreichung von Formularen die zu Beginn festgelegten Leistungsziele erfüllt.

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