Der optimierte digitale Workflow eines internationalen Logistikunternehmens mit dem Scanbot Scanner SDK

Das Ziel: Optimierung des internen Workflows durch Integration eines Scanner-SDK

Das porträtierte Logistik-Unternehmen wollte seine Prozesse intern optimieren und für seine Fahrer einen effizienten Arbeitsablauf schaffen, der nicht zwingend eine stabile Internetverbindung erfordert. Da viele Fahrer in der Regel auf der Fahrt durch ländliche Gebiete sind, steht oft keine mobile Internetverbindung zur Verfügung. Die Aufgabe bestand darin, eine interne App für alle hauptberuflichen und freiberuflichen Fahrer zu entwickeln, um diverse Arten von Dokumenten digitalisieren und direkt in der Zentrale einreichen zu können.

Die Herausforderung

Mit rund 5.000 Mitarbeitern bewältigt das Logistik-Unternehmen eine gewaltige Menge an Dokumenten. Seine Fahrer führen wöchentlich mehr als 1.000 Lieferungen durch, die jeweils mit einer Vielzahl von Dokumenten wie Frachtbriefen, Lieferscheinen oder Wiegescheinen verbunden sind. Alle sollen so schnell wie möglich in der Zentrale ankommen, um bearbeitet, weitergeleitet oder archiviert zu werden. Schnell ist klar: Es handelt sich jede Woche um eine Menge Ausdrucke und verarbeitete Informationen, und die manuelle Arbeit ist mit Fehlern und in der Folge mit ungenauen Ergebnissen behaftet. Eine mobile Scan-App hat sich als perfekte Lösung erwiesen, um den gesamten Workflow zu beschleunigen, mit qualitativ hochwertigen Kopien und der Möglichkeit, Aufgaben auf der Grundlage des Inhalts zu automatisieren. Darüber hinaus erleichtert die integrierte Texterkennung das fehlerfreie Kopieren von Inhalten erheblich.

Vor der Nutzung der mobilen App sammelten die LKW-Fahrer alle ihre Dokumente ein und brachten sie dann alle paar Tage zur Zentrale. Dort wurden sie kategorisiert und ausgewertet. Dieser ineffiziente Prozess nahm früher viel zu viel Zeit in Anspruch. Vor allem, wenn es viele Lieferungen in kurzer Zeit gab.

Das Sammeln all dieser Papiere als physische Dokumente führte oft zu deren Verlust oder Beschädigung, behinderte den weiteren Arbeitsablauf und führte zu mehr Ungenauigkeiten bei der manuellen Eingabe der Daten. Diese Faktoren verursachten einen enormen zeitlichen Aufwand und natürlich auch hohe Kosten.

Wie Scanbot helfen konnte

Nach einem Gespräch mit Scanbots Lösungsexperten Max Stratmann, wurde schnell klar, dass das Logistikunternehmen eine hohe Scanqualität zur Fehlervermeidung und eine zuverlässige OCR-Funktionalität benötigte. Darüber hinaus kam man zu dem Schluss, dass die Integration eines Barcode- und QR-Scanner SDKs zu einem effizienteren und präziseren Arbeitsablauf beitragen würde. Das Unternehmen entschied sich für das Scanbot-SDK-Paket II und nutzte zusätzlich die MRZ-Funktion zur Verifizierung ihrer Fahrer.

Gleich nachdem beide Parteien gemeinsam die perfekte Lösung gefunden hatten, implementierten die Entwickler des Logistik-Unternehmens das SDK innerhalb weniger Werktage in ihre Cordova-App für iOS und Android. Die Integration verlief reibungslos und unkompliziert, auch dank der fertig einsatzbereiten Benutzeroberfläche des SDK.

Durch die Implementierung des Scanbot-SDK konnte das Unternehmen seine internen Prozesse erheblich optimieren, indem es den Aufwand, die Zeit und die Kosten im Bereich der Dokumentenverwaltung reduzierte. Die angebotenen Funktionalitäten wie Barcode- und QR-Code-Erkennung, Dokumentenscanning und OCR, kombiniert mit einer anpassbaren Benutzeroberfläche, eignen sich perfekt für die Bedürfnisse eines Logistik-Unternehmens.

"Das Scanbot SDK ermöglichte es dem Unternehmen, verschiedene Scanfunktionen reibungslos in seine neue Anwendung zu integrieren - und das alles innerhalb weniger Werktage!"
— Max Stratmann, CSO von Scanbot

Die wichtigsten Vorteile
Dokumenten-Erkennung und Benutzerführung

Ein häufiges Problem für Logistikunternehmen ist die schlechte Qualität der Fotos, die von Fahrern an die Zentrale geschickt werden. Manchmal können keine Informationen erkannt werden, weil die Beleuchtung schlecht ist, die Bilder unscharf sind oder das Dokument viel zu klein ist. An diesem Punkt greift das Scanbot SDK. Die Benutzerführung des SDK führt die Anwender in die richtige Position für einen fehlerfreien Scan und gibt den Fahrern Live-Feedback zu Beleuchtung und Perspektive. Zusätzlich wird physischer Papieraufwand überflüssig.

Offline-Lösung - Das Scanbot SDK ist für den Einsatz unterwegs konzipiert

Eine der größten Herausforderungen in der Logistikbranche ist die mobile Datenerfassung. Manchmal befinden sich die Fahrer in Gebieten, in denen denen ihnen eine schlechte oder gar keine Mobilfunkverbindung zur Verfügung steht. Für das Scanbot SDK ist keine Internetverbindung erforderlich und Scans können vollständig offline durchgeführt werden. Mit dieser Lösung haben alle Mitglieder des Fuhrparks des Unternehmens die Möglichkeit, Dokumente zu scannen - unabhängig von ihrem Standort. Nach der Wiederherstellung der Internetverbindung können die Scans an die Zentrale geschickt werden.

Datenübertragung in Echtzeit

Dank des Scanbot-Scanner-SDK erfolgt jede Dokumentenübertragung in Echtzeit. Die Daten werden direkt nach dem Scannen an die Zentrale gesendet, und Zahlungen für Lieferungen oder die Erstattung von Tank- oder Reinigungskosten können innerhalb weniger Minuten veranlasst werden - eine weitaus praktischere Option für die Fahrer des Unternehmens.

Höchste Standards für Privatsphäre und Datenschutz

Das Scanbot SDK erfordert keine Internetverbindung - Dokumente können vollständig offline gescannt werden. Daher sind die Dokumente sicher vor jeglichen Angriffen (z.B. “Man-in-the-Middle”). Es werden keine Daten auf einem Scanbot-eigenen Server oder auf dem Server eines Drittanbieters gespeichert - dies bietet höchste Datenschutzstandards.

Ergebnisse der Implementierung des Scanbot-Scanner-SDK
  • Niedrigere Gemeinkosten
  • Effizienterer Arbeitsablauf
  • Den Echtzeit-Austausch zwischen Fahrern und Zentrale

Scanbots Mission und Vision

Ursprünglich wollte Scanbot die Möglichkeit schaffen, alles zu scannen, von einfachen Barcodes bis hin zu Frachtbriefen, ärztlichen Bescheinigungen oder Rechnungen - heute scannt das SDK fast alles! Es gibt unendlich viele Möglichkeiten die Arbeit von Unternehmen und ihren Kunden zu erleichtern. Die problemlos zu integrierende Software vereinfacht die Arbeitsabläufe in der Dokumentenverwaltung, beim Kunden-Onboarding, im Vertrieb oder in der Personalabteilung.

Nachdem das reine Scannen keine Herausforderung darstellt, gilt es jetzt jedes Dokument mit Hilfe von maschinellem Lernen zu verstehen. Hiermit sind neue Szenarien wie zum Beispiel die vollautomatische Klassifizierung von Dokumenten möglich, die das Leben der Nutzer zukünftig zusätzlich erleichtern werden.

Firmenübersicht

Logistik-Unternehmen (Lieferkette und Transport)

Größe des Unternehmens

5.000 Beschäftigte

Verfügbarkeit

iOS & Android

Entwicklungsplattform

Cordova

Verwendungszweck

App für Berufskraftfahrer (interne Verwendung)

Der optimierte digitale Workflow eines internationalen Logistikunternehmens mit dem Scanbot Scanner SDK

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July 20, 2020

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Max Stratmann

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