Drastisch verkürzte Bearbeitungszeit steigert Nutzer:innenzufriedenheit der Telekom MitarbeiterApp
Deutsche Telekom - Telekommunikation
Branche
Andere Branchen
Firmengröße
Ca. 89.000 Beschäftigte an deutschen Standorten
Verfügbarkeit
iOS & Android
Entwicklungsplattform
Nativ
Anwendungsfall
Interne MitarbeiterApp, zur digitalen Übermittlung von AU-Scheinen und Quittungen
Produkt
Ziel
Die Deutsche Telekom möchte ihren Mitarbeiter:innen die digitale Übertragung von Dokumenten, wie Quittungen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, innerhalb der internen MitarbeiterApp ermöglichen.
Herausforderung
Um Informationen aus komplexen Dokumente auszulesen, sind neben mobilen Scanning-Tools auch Datenextraktions-Funktionalitäten erforderlich. Zudem basiert eine automatisierte Verarbeitung auf hochauflösenden Scan-Ergebnissen. Für diesen Anwendungsfall war somit einpräzises Scan-Werkzeug mit integrierter Datenextraktion notwendig.
Lösung
Mit dem Scanbot SDK konnte die Deutsche Telekom einen vielseitigen Scanner mit integrierter Datenextraktions-Funktionalität in ihre Mitarbeiter-App einbauen und somit einen vollständig digitalen Ablauf zur Übertragung von Dokumenten einführen, der die Bearbeitungszeit drastisch reduziert und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz erhöht.
Resultate
Datenextraktion aus komplexen Dokumenten
Optimale Scan-Ergebnisse
Reibungslose & schnelle Integration
Wir verlassen uns sehr auf diese Lösung, und das Scanbot-Team ist seit dem ersten Tag ein zuverlässiger Partner.
Vor dieser Herausforderung stand die deutsche Telekom
Fast 90.000 Beschäftigte generieren tagtäglich ein überaus hohes Aufkommen von Papierdokumenten, die an die zentrale Verwaltung weitergeleitet werden müssen. Hierbei kam es insbesondere bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU-Scheine) und bei Quittungen für Barauslagen zu einem Kernproblem: Die benötigten Dokumente mussten per Post an ein Scanzentrum, zur digitalen Erfassung, versandt werden. Dieser Prozess resultierte häufig in einer Bearbeitungszeit von mehreren Tagen und stellte für alle beteiligten Mitarbeiter:innen einen enormen Arbeitsaufwand dar.
Die inhärenten Verzögerungen innerhalb des Bearbeitungsprozesses verursachten nicht nur einen enormen Zeitaufwand, sondern resultieren auch in hohen Kosten sowie einer eingeschränkten Zufriedenheit seitens der Mitarbeiter:innen.
Das Ziel – die interne, digitale Übertragung von Dokumenten in der Telekom MitarbeiterApp
Um allen Mitarbeiter:innen einen vereinfachten Arbeitsablauf zur Übertragung von AU-Scheinen und Quittungen bieten zu können, benötigte die Deutsche Telekom ein Digitalisierungswerkzeug, das leicht für alle Beschäftigten zugänglich gemacht werden konnte. Die naheliegende Idee, Mitarbeiter:innen Fotos der Dokumente mit der Smartphone-Kamera erstellen zu lassen und diese dann in der eigenen MitarbeiterApp zu übermitteln, resultierte nicht in der notwendigen, hohen Qualität für eine Weiterverarbeitung. Für die Back-Office Angestellten stellt eine hohe Scanqualität den wichtigsten Faktor dar. Auch moderne Prozesse wie zum Beispiel die automatische Verarbeitung der Dokumente im Back-End, werden nur durch eine ausgezeichnete Qualität überhaupt erst verlässlich möglich.
Das Hauptziel war ein vollständig digitaler Versand der AU-Scheine und Quittungen, der, gegensätzlich zur Weiterleitung per Post, nur wenige Sekunden dauert und gleichzeitig die höchste Bildqualität bietet. Hiermit sollte eine deutlich schnellere Verarbeitung im Back-Office ermöglicht werden, um eine zeitnahe Erstattung von Barauslagen zu garantieren, sowie kranken Mitarbeitern den Aufwand eines postalischen Versands zu ersparen.
Das Augenmerk lag daher darauf, eine leicht zu bedienende Scan- und Datenextraktionsfunktion in die bestehende interne MitarbeiterApp zu integrieren, die hochwertige Ergebnisse für die Verarbeitung liefert und gleichermaßen kompatibel mit iOS und Android ist.
Das Scanbot SDK stellte hier mit seinen vielseitigen Funktionen zum Scannen und Auslesen von Daten aus Dokumenten, die erstklassige Qualität, Benutzerfreundlichkeit und höchsten Datenschutz gewährleisten, die optimale Lösung dar. Basierend auf jahrelanger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen aus verschiedensten Branchen hat unser Team aus Experten und Expertinnen einen umfassenden Einblick in die besten Praktiken und Anforderungen der Digitalisierung von Dokumenten gewonnen. Entwickler:innen können dieKomponente innerhalb weniger Arbeitstage integrieren und dabei die Benutzeroberfläche einfach an das Corporate Design anpassen.
Direkter Vergleich – Der Dokumenten-Workflow der Telekom vor und nach der Integration des Scanbot SDK
Lassen Sie uns nun einen Blick auf die bisherigen Abläufe zur Erfassung von Dokumenten werfen, um ein genaueres Verständnis für die Anforderungen der Deutschen Telekom zu erlangen. Im Vergleich sehen Sie den optimierten Arbeitsablauf nach der Integration des Scanbot SDK.
Übertragung von AU-Scheinen im Krankheitsfall
Versand von Quittungen für die Erstattung von Barauslagen
Vorteile des Scanbot SDK
Optimierung des Arbeitsablaufs durch mobiles Scannen
Bei den bisherigen Abläufen stellte der postalische Versand der Dokumente den größten Faktor für den hohen Aufwand und Zeitbedarf des Prozesses dar. Als Ergebnis betrug die Bearbeitungszeit zumeist mehrere Tage, da bereits der Versand der Dokumente an das Scanzentrum mindestens einen Werktag in Anspruch nahm.
Dank der automatischen Benutzerführung, der Datenextraktion für deutsche AU-Scheine, sowie Bild-verbessernder Filter und automatischer Zuschnitt- und Rotationsfunktionalitäten liefert das Scanbot SDK immer optimale Resultate, die für die manuelle und automatische Weiterverarbeitung bestens geeignet sind. Die Bearbeitungszeit reduzierte sich hierbei durch die schnelle digitale Übertragung der Dokumente drastisch.
Durch die Integration des Scanbot SDK profitiert die Deutsche Telekom von folgenden Ergebnissen:
Kosteneinsparungen
Verringerung der Arbeitszeit für administrative- und Back-Office-Aufgaben
Steigerung der Zufriedenheit durch einfachere Prozesswege
Erhöhte Präzision bei der Bearbeitung von Dokumenten
Darüber hinaus ergeben sich kontinuierlich weitere spannende Anwendungsfelder für das Scanbot SDK in der MitarbeiterApp, von denen Angestellte und Arbeitgeber profitieren.
Scanbots Mission & Vision
Ursprünglich war es Scanbots Ziel, jede textbasierte Information auf mobilen Geräten scannen zu können: von einfachen Barcodes bis hin zu Frachtbriefen, ärztlichen Bescheinigungen oder Rechnungen - heute ist das Realität geworden! Dies eröffnet unendlich viele Möglichkeiten, die Arbeitsabläufe für Unternehmen deren Mitarbeiter:innen sowie Kunden und Kundinnen zu erleichtern und effizienter zu gestalten. Mit der leicht zu integrierenden Software werden Workflows, zum Beispiel im Dokumentenmanagement, beim Onboarding, im Vertrieb oder im Personalwesen, vereinfacht. Scanbot strebt nun danach, jeden Dokumententyp mit Hilfe von maschinellem Lernen zu verstehen. Dies öffnet die Tür für neue Szenarien wie automatisierte Dokumenten-Workflows und bietet noch mehr Möglichkeiten, Daten in Echtzeit zu verknüpfen und mit ihnen zu arbeiten.
Außerdem legt Scanbot großen Wert auf die Sicherheit der sensiblen Daten seiner Nutzer:innen. Das Scanbot SDK arbeitet vollständig mit On-Device-Intelligence. Scans können verschlüsselt gespeichert und übertragen werden. Deshalb sind die Dokumente vor externen Angriffen, im Ruhezustand oder bei der Übermittlung, sicher. Es werden keinerlei Daten auf einem Server von Scanbot oder einem anderen Server eines Drittanbieters verarbeitet oder gespeichert - dies bietet höchste Datenschutzstandards.
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