Haben Sie sich entschieden, Geschäftsprozesse über eine interne mobile App abzuwickeln? Unternehmen können mobile Geräte über drei verschiedene Strategien beschaffen: Bring your own device (BYOD), Choose your own device (CYOD) oder Company-owned personally enabled (COPE). Alle drei Ansätze haben erhebliche Vorteile, die wir im folgenden Artikel gemeinsam mit Ihnen evaluieren möchten. Finden Sie jetzt die richtige Lösung für Ihr Unternehmen, um maximalen Nutzen und Effizienz zu erzielen.
BYOD – Kostensenkung bei höchster Flexibilität
"Bring your own device" bietet Unternehmen einen offensichtlichen Vorteil: die niedrigen TCO (Total Cost of Ownership) durch den Entfall von Ausgaben für die Beschaffung, Wartung und den Ersatz von firmeneigenen Geräten. Die einzigen Kosten, die hier anfallen, sind die Kompensation der Mitarbeiter:innen, wie z.B. durch Boni oder die Deckung der Kosten für die mobile Datennutzung.
Die TCO werden zudem durch ein vereinfachtes Gerätemanagement reduziert. Unternehmen müssen sich nicht um die Wartung, Lagerung und Entsorgung der firmeneigenen Geräte kümmern, wodurch ein hoher Arbeitsaufwand und Kosten vermieden werden.
Neben einer drastischen Senkung der Betriebskosten erhöht das BYOD-Konzept die Flexibilität Ihrer Geschäftsprozesse erheblich. Das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen auf die firmenspezifische Hardware entfällt, da diese bereits mit ihren eigenen Endgeräten vertraut sind. Unternehmen, die häufig saisonale Arbeitskräfte einstellen, müssen sich nicht um die rechtzeitige Beschaffung der richtigen Anzahl neuer Geräte kümmern. Die Mitarbeiter:innen sind bereits mit dem notwendigen Endgerät ausgestattet und können sofort mit der Arbeit beginnen.
Darüber hinaus steigt die Zufriedenheit und die Produktivität der Mitarbeiter:innen immens, wenn Unternehmen ihnen die Nutzung ihrer persönlichen Geräte erlauben. Dies belegt eine Studie zu dem Thema "BYOD & Mobile Security” von Crowd Research. So erhöht sich die Produktivität durch “Bring your own device” um rund 55%, die Mitarbeiterzufriedenheit steigt durchschnittlich um 56%.
Die unternehmenseigene App kann im Falle des Einsatz von BYOD Datenschutzprobleme verringern, indem sie Sicherheitsmaßnahmen wie Fingerabdruck- und Gesichtserkennung, sowie die Verschlüsselung sensibler Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung vorsieht. Die Kontrolle eines Unternehmens über ein Gerät, das sich im Besitz der Mitarbeiter befindet, wird jedoch immer geringer sein als im COPE-Fall der unternehmenseigenen, vorkonfigurierten Geräte.
CYOD – kombinieren Sie die Vorteile von BYOD und COPE
"Choose your own device" is an employee mobility approach that combines the advantages of BYOD and COPE by allowing employees to use their own smartphones for work to maintain device compatibility. Here, employees can choose from a list of pre-approved mobile devices suitable for using the company's own software. The approved devices are then available for personal and work use.
Ob der Arbeitgeber die Kosten für das Gerät vollständig oder nur teilweise übernimmt, ist jedem Unternehmen hierbei selbst überlassen. Studien zeigen jedoch, dass sich der Gebrauch des selben Geräts für professionelle und private Zwecke positiv auf die Produktivität und Motivation der Mitarbeitenden auswirkt.
Schwierigkeiten ergeben sich hier jedoch bei der Auswahl der unterstützten Geräte. Firmen möchten hier natürlich die größtmögliche Vielfalt bieten, jedoch erzeugt die Einbindung verschiedenster Smartphones einen großen Aufwand seitens der IT-Abteilungen. Es empfiehlt sich hier also, sich auf einige wenige, besonders beliebte Mobiltelefone zu beschränken.
Leider limitiert CYOD die enorme Flexibilität von BYOD, da für neue Angestellte zunächst Geräte angeschafft werden müssen, bevor diese in die Arbeit starten können. Diese Methode eignet sich daher nur bedingt für eine schnelle Anpassung an Spitzenzeiten.
COPE – schützen Sie Ihre Daten und schaffen Sie ein gemeinsames Erlebnis für Ihre Mitarbeiter
Unternehmenseigene Smartphones ermöglichen maximale Kontrolle über alle Aktivitäten, die auf ihnen ausgeführt werden. MDM-Software (Mobile Device Management) ermöglicht es Ihren IT-Administrator:innen, alle intelligenten Geräte effizient zu verwalten, um ein Höchstmaß an Sicherheit, Transparenz und Kontrolle über die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter:innen zu gewährleisten. Zudem werden die Daten ausschließlich auf hauseigene Server und Domains übertragen und dort verarbeitet. Die Sicherheit sensibler Informationen ist einer der wesentlichen Vorteile, die eine COPE-Strategie bietet.
Zu den weiteren Vorteilen gehört die einheitliche Benutzeroberfläche (UI), die es den Mitarbeiter:innen erleichtert, zwischen verschiedenen Geräten zu wechseln, während ein Gerät geladen wird oder defekt ist. Jedes Gerät innerhalb von COPE verfügt über die exakt gleichen Funktionen. Ihre Angestellten müssen also keine Zeit damit verbringen, sich an eine andere Benutzeroberfläche zu gewöhnen. Außerdem sind Ersatzgeräte immer verfügbar, was im Gegensatz zum BYOD-Ansatz steht, bei dem die Mitarbeiter:innen darauf angewiesen sind, dass ihre mobilen Endgeräte einwandfrei funktionieren, da sie ein defektes Gerät in der Regel nicht sofort ersetzen können.
MDMs bieten nicht nur Vorteile für den Datenschutz, sondern ermöglichen es den IT-Administrator:innen auch, alle Geräte innerhalb des Unternehmensnetzwerks gleichzeitig zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Smartphones immer auf dem neuesten Stand sind und die neuesten Funktionsupdates enthalten. Auf diese Weise können Unternehmen gewährleisten, dass Arbeitsabläufe nicht durch veraltete Funktionen unterbrochen werden, weil die Beschäftigten ihre Anwendungen nicht regelmäßig aktualisieren.
Schließlich müssen sich die Unternehmen nicht um die finanzielle Erstattung der Kosten für die Nutzung privater Geräte durch ihre Arbeitnehmer:innen kümmern. Eine Ungleichbehandlung wird dadurch vermieden, dass jedem Mitarbeiter, anders als im Rahmen von BYOD, das gleiche Gerät zur Verfügung gestellt wird, was zu einer identischen Benutzererfahrung führt, ohne dass Mitarbeiter:innen durch die minderwertige Qualität der eigenen Smartphones benachteiligt und möglicherweise ausgebremst werden.
Welcher Ansatz ist vorteilhafter für mein Unternehmen?
Auf diese Frage gibt es keine einfache Antwort, denn bei der Entscheidung für die richtige Strategie müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden. Unternehmen, die mit hochsensiblen Daten umgehen, sollten prüfen, ob und wie sie im Rahmen von BYOD einen absolut verlässlichen Datenschutzstandard auf den persönlichen Smartphones ihrer Mitarbeiter:innen gewährleisten können. Der Verzicht auf Flexibilität und geringere TCO zu Gunsten der Datensicherheit ist hier die sicherere Variante.
Bei einer hohen Fluktuation der Belegschaft aufgrund von Stoßzeiten, die den Einsatz von Saisonarbeitskräfte erfordern, führt der Zeitaufwand für die Anschaffung von Smart Devices und das Onboarding der neuen Mitarbeiter:innen zu einer Unterbrechung der Geschäftsprozesse und sollte daher vermieden werden, indem man der Belegschaft ermöglicht, ihre eigenen mobilen Endgeräte zu nutzen. Neben den offensichtlichen Kosteneinsparungen ist die sofortige Verfügbarkeit von Arbeitsmaterialien ein großes Plus.
Wenn Sie mehr über BYOD und COPE erfahren möchten, finden sie unsere ausführliche Infografik hier.
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