Wie das mobile Scannen von Dokumenten die Arbeitswelt verändert

Das mobile Scannen von Dokumenten ist ein häufig genanntes Thema in allen Branchen. In Zeiten wo mehr als 2,5 Milliarden Menschen ein Smartphone besitzen denken Firmen zunehmend um und erneuern ihre Arbeitsabläufe durch mobile Technologien. Besonders um auch Kunden außerhalb der Firma Services bieten zu können. So wie es zum Beispiel alle Banken, Versicherer und viele Gerätehersteller schon tun. Eine Sache die dabei in allen Märkten und Industrien ihre Anwendung findet ist das mobile Erkennen und Verarbeiten von Dokumenten.

Die Revolution im Scannermarkt

Seit der Einführung von Fotokopiermaschinen hat sich bei Scannern nur wenig geändert. Es handelt sich immer noch um gebrechliche mechanische Geräte, die optimierte Bilder von Dokumenten erzeugen. Sie sind nicht smart und verstehen weder was gescannt wurde, noch wie damit weiter vorzugehen ist.

Der neue Standard ist das Scannen mit dem Smartphone. Alle Smartphones für Konsumenten benöten gute Kameras, damit sie sich verkaufen. Sie sind eines der Hauptunterscheidungsmerkmale in der Industrie. Daher wundert es nicht, dass Firmen wie Apple und Samsung bei jeder einzelnen Produktpräsentation über die neusten Technologien der Kamera sprechen. Dies ist ein großer Vorteil beim mobilen Scannen von Dokumenten, denn die Schärfe und Brillanz der Kameras hat sich enorm verbessert. Darüberhinaus benötigt das Scannen mit dem Smartphone nur den Bruchteil einer Sekunde. Ein Smartphone ist per Definition ein intelligentes Gerät und kann Software ausführen die früher ein Notebook benötigt hat. Möglich machen dies die offenen Betriebssysteme wie iOS und Android.

Replacing old hardware with mobile workflows

Negative Aspekte bestehender Scanlösungen

Bestehende Hardware-Scanlösungen nutzen häufig seit Jahrzehnten die gleichen Einstellungen und können mit der schnellen Entwicklung mobiler Scanlösungen nicht mehr mithalten. Die resultierenden Dateien sind für das menschliche Auge optimiert. Allerdings benötigen moderne Arbeitsabläufe eine höhere Auflösung, bessere Vor-Filter und eine smarte Kompression um die Automatisierung von Dokumenten möglich zu machen. Scans in schlechter Qualität haben auf alle folgenden Schritte einen negativen Effekt. Zusätzlich haben Hardware-Scanner meist teure Serviceverträge und die integrierte Hard- und Software läuft außerhalb der eigenen Kontrolle, während die Geräte meist Vollzugriff auf das interne Netzwerk haben.

Obwohl wir das mobile Scannen von Dokumenten loben, ist ein „einfaches“ Foto mit dem Smartphone bei weitem nicht genug. Egal wie das Foto aufgenommen wird, ist häufig ein Tisch oder Ähnliches im Hintergrund zu sehen. Das Foto ist zudem immer leicht gedreht oder angewinkelt und meistens sind Schatten zu sehen. Und sollten der Fokus und die Position beim Scan nicht auf den Punkt stimmen, kann der Text in den Ecken unscharf werden. Die Auflösung wird zudem vermindert, wenn das Dokument im Bild zu klein ist.

Verlorene Details beim Scannen können in keinem späterem Schritt verbessert werden und haben einen negativen Effekt auf alle zukünftigen Automatisierungen. Die einzige Lösung um die Flexibilität eines Smartphones mit der Qualität eines Hardware-Scanners zu kombinieren, ist ein dediziertes SDK zum mobilen Scannen zu verwenden.

Was ein (Dokumentenscanner) Software Entwicklungs Kit ist

What is a SDK

Ein Software Entwicklungs Kit (engl. Software Development Kit = SDK) zum Scannen von Dokumenten ermöglicht die Integration der Funktion in bestehende mobile Apps. Es ist ein einfach zu integrierendes Modul oder Plug-In und beinhaltet ein festes Set an Funktionen. Zum Beispiel bietet das Scanbot SDK eine fertige Benutzeroberfläche zum Erfassen von Dokumenten, eine Texterkennung, Datenextraktion von QR-Codes, Barcodes, MRZ und viel mehr. Durch ein SDK entfallen die hohen Investitionen in spezielle Hardware. Oder die immensen Kosten und Zeit, die es benötigen würde die Funktionen selbst zu programmieren.

Wie funktioniert das mobile Scannen von Dokumenten?

Wie das mobile Scannen von Dokumenten funktioniert

Hochentwickelte Algorithmen führen den Benutzer in wenigen Sekunden vom Start zur Ziellinie. Das Scanbot SDK automatisiert dabei die meisten Schritte um perfekte Resultate in allen Situationen zu ermöglichen:

  • Das Dokument wird durch die Kamera in Echtzeit erkannt. Eine intelligente Benutzerführung leitet den Benutzer in die perfekte Scanposition
  • Das Foto wird automatisch aufgenommen. Danach wird es zugeschnitten und durch intelligente Filter verbessert um brillant und klar auszusehen.
  • Das Resultat wird als Bild oder PDF gespeichert. Detektoren können zusätzlich den Text und Daten aus QR-Codes, Barcodes, MRZ und mehr extrahieren

Warum Smartphones?

Die Smartphone-Revolution begann mit den ersten mobilen Daten-Flatrates, die es ermöglicht haben rund um die Uhr online zu sein. Smartphones bringen die Firma in Echtzeit durch Aufgabenplaner, Videokonferenzen oder den Firmenchat zusammen. Allerdings dienen sie nicht ausschließlich der Kommunikation. Unternehmens-Apps verändern die Abläufe und übernehmen vermehrt Aufgaben von PCs. Hoch entwickelte mobile Betriebssysteme wie iOS und Android machen es möglich eigene Software zu entwickeln. Zusätzlich werden Sicherheits-Features wie eine Verschlüsselung und Iris- oder Fingerabdruckscanner geboten. Die starke Hardware macht es sogar möglich sehr rechenintensive Aufgaben zu bewältigen. Und für die gebotenen Vorteile sind Smartphones außerdem erschwinglich und einfach auszutauschen oder aufzurüsten.

Scanning documents with mobile smartphones

Vorteile des mobilen Scannens

Jede Person, ob innerhalb oder außerhalb des Büros und jeder Kunde überall auf der Welt, ist in der Lage Dokumente auf Abruf zu scannen und zu übertragen. Das ergibt einen großen Vorteil im Wettbewerb und in der Organisation. Viele Abläufe können extrem beschleunigt werden, da man nicht mehr lange Zeit auf Informationen warten muss. Darüber hinaus erlaubt es die Technologie die Daten zu erfassen und zu verarbeiten. So können Abläufe automatisiert und sofort auf Situationen reagiert werden. Da Sie außerdem die volle Kontrolle über die Software haben und moderne mobile Dokumentenscanner SDKs 100% offline arbeiten, ist auch die Gefahr von Sicherheitslücken durch Dritte ausgeschlossen.

Möchten Sie mehr erfahren? Dann sprechen Sie mit einem Lösungsexperten. Wir geben Ihnen gerne eine Einführung in das SDK und besprechen Ihren Anwendungsfall im Detail. Erfahren Sie wie das mobile Scannen von Dokumenten Ihre Effizienz erhöht, Kunden zufriedener macht und dabei Kosten und Mühen spart.

Nehmen Sie Kontakt mit einem Lösungsexperten auf.

Lassen Sie sich bei der Auswahl der besten Scanlösung beraten. Unser Team beantwortet Ihnen gerne alle Fragen zum Funktionsumfang, der technischen Integration, empfohlenen Lösungen und dem Flatrate-Lizenzmodell.

Max Stratmann
Vertriebsleitung


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