Trends bei der Digitalisierung der Regierung

Obwohl die Möglichkeiten der Digitalisierung von Regierung und Behörden enorm sind, können die Bemühungen durch komplexe gesetzliche Vorschriften in Gefahr geraten. Dieser Artikel geht auf die Perspektiven der Digitalisierung von Regierungen ein, verdeutlicht die Vorteile, führt Beispiele international bewährter Methoden auf und geht auf die Herausforderungen gesetzlicher Vorschriften ein.

Aktuelle Trends der Digitalisierung internationaler Regierungen

Den United Nations zufolge kann global ein äußerst positiver Trend im Bereich der Regierungsdigitalisierung festgemacht werden. In den Jahren von 2014 bis 2018 konnte der Prozentsatz der Länder, die digitale Leistungen anbieten, in Bereichen um bis zu 71 % angehoben werden. Und in 2019 wird eine erneute Steigerung erwartet. Die Gründe dafür sind mitunter der Trend sogenannte „E-Government„-Initiativen ins Leben zu rufen. Diese nutzen modernste Technologien und das Internet um die Produktivität zu erhöhen und bürgerfreundlich gestaltete Prozesse anzubieten. Auf diesem Weg können Vorgänge vollständig elektronisch abgewickelt werden und ein persönlicher Besuch in Ämtern entfällt. Das Resultat sind drastisch gesenkte Kosten, eine deutliche Zeitersparnis und ein verbesserter Service.

International bewährte Methoden zur Digitalisierung

Immer mehr Länder führen weltweit digitale Arbeitsabläufe ein, um die Effizienz der Prozesse und die Servicequalität zu erhöhen. Einer der häufigsten Vorgänge dabei sind Anträge für Dokumente wie Führerschein und Ausweis. Auch die elektronische Überprüfung von Geburts- oder Heiratsurkunden wird immer gängiger. In Singapur hat die Regierung die „Singapore Personal Access“ oder auch kurz „SingPass“ genannte Initiative gestartet, um viele Vorgänge elektronisch zugängig zu machen. „SingPass“ ermöglicht die Kommunikation zwischen allen Behörden und zum Bürger über einen Onlinedienst. Auf diesem Weg können sich Firmen registrieren, Steuererklärungen eingereicht werden und Anträge bzw. Verlängerungen für Ausweise bedürfen keiner analogen Verarbeitung mehr.

Asien gehört zu den Pionieren bei der Digitalisierung der Regierung und Behörden. Aber Länder wie Australien, Estland oder die Schweiz holen bei der Digitalisierung des öffentlichen Bereichs schnell auf. Ein weiteres Beispiel für ein gutes Vorgehen ist Portugal. Durch die Einführung des „Simplex“ Programms reduziert die Regierung Bürokratie, optimiert die Kommunikation und modernisiert die öffentliche Verwaltung. Absehen vom Angebot der papierlosen Anträge rückt auch der Bildungssektor in den Fokus. In Ländern wir Japan oder Estland haben die Bürger Zugang zu Lernmaterial, Einsicht in administrative Prozesse und dem Bundeshaushalt und können Informationen zur sozialen Entwicklung abrufen.

Das finanzielle Potential eines digitalen öffentlichen Sektors

Laut des deutschen Normenkontrollrats können durch die Digitalisierung der häufigsten Vorgänge und des Wegfalls von Papierdokumenten 84 Mio. Stunden bei Bürgern, 54 % der Zeit, die für die Kommunikation von Firmen mit Behörden benötigt wird, und satte 3,9 Milliarden Euro bei den Behörden selbst eingespart werden.

Zahlen wie diese belegen die enorme Wirkung, wenn Papier-intensive Abläufe digitalisiert werden und welchen Einfluss es auf Firmen, Behörden und den Alltag der Bürger haben kann. Aber wie können solche Ersparnisse erzielt werden?

Der Prozess der Digitalisierung

Wenn es um die Digitalisierung des öffentlichen Sektors geht, ist es wichtig den digitalen Wandel sehr fokussiert durchzuführen. Die Umgestaltung von Vorgängen, die die meisten Ressourcen benötigen und die höchsten Kosten verursachen, sind ein guter Startpunkt.

Digitalisierung der Berührungspunkte zwischen dem Bürger und der Behörde

Um die Kommunikation zwischen Bürgern und den Behörden zu erleichtern und die Digitalisierung voranzutreiben ist es wichtig, digitale Schnittstellen zwischen den beiden Parteien einzurichten. Zum Beispiel durch Antragsformulare für Führerschein und Ausweis, die online eingereicht werden können. Die britische Regierung weist im Report zur digitalen Effizienz darauf hin, welche Einsparungen durch die Digitalisierung der Verwaltung erzielt werden. So sind laut des Reports elektronische Anträge ca. 50 mal günstiger als die Bearbeitung von Angesicht zu Angesicht.

Mobiles Scannen von Dokumenten als Startpunkt der Digitalisierung in Behörden

Die Digitalisierung von produktivitäts- und qualitätssteigernden Vorgängen, die sich als Flaschenhals erweisen, kann auf unterschiedliche Arten gelöst werden. Eine zuverlässige und kostengünstige Variante ist das Verarbeiten von Dokumenten durch mobile Scanlösungen. Die Integration in bestehende Applikationen ist einfach zu lösen und die individuelle Anpassung auf den Einsatzzweck ist oft problemlos möglich. Beispielhafte Anwendungsfälle sind das automatisierte Auslesen von Text und Daten, sowie die Vorabprüfung von Anträgen, um Abläufe zu optimieren. Die Vorteile der digitalen Verwaltung von Dokumenten sind eine erhöhte Prozessqualität und die Vermeidung von Fehlern durch die händische Übertragung von Daten.

Mögliche Einsatzzwecke und Vorteile durch eine automatisierte Datenverarbeitung

  • Automatisches Auslesen von Daten und Text
  • Automatische Überprüfung von standardisierten Formularen
  • Schnellere Abläufe und Anträge auf Abruf
  • Hoch komprimierbare Dateiformate mit einer minimalen Größe, um Millionen von Dokumenten zu speichern (TIFF)
  • Auslesen von Barcodes und QR-Codes
  • Volltextsuche, automatisierte Verarbeitung durch Texterkennung (OCR) und Textextraktion durch Maschinenlesbaren Zonen (MRZ)
  • Hohe Genauigkeit im Vergleich zur manuellen Eingabe
  • Keine Investitionen in hoch spezialisierte Hardware Scanner notwendig

Die Rolle der DSGVO bei der Digitalisierung des öffentlichen Sektors

Am 25. Mai 2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU in Kraft um die Datenschutzstandards für Privatpersonen zu verbessern. Obwohl sich bisher nur 29 % aller Firmen in der EU an die Verordnung halten, wurden noch keine Strafen ausgesprochen. Aber das könnte sich laut vieler Quellen (u. a. TNW) bald ändern, die 2019 für das Jahr der Durchsetzung der DSGVO halten. Viel wichtiger ist jedoch, dass die Regulierung personenbezogener Daten nicht länger eine Angelegenheit der EU ist, sondern weltweit Handlungsbedarf gesehen wird. Ein Beispiel ist der California Consumer Privacy Act (CCPA). Mit dem 1. Januar 2020 tritt das Gesetz in Kraft, durch das US-ansässige Firmen Aufzeichnungen aller erfassten persönlichen Daten seit dem 1. Januar 2019 vorhalten müssen. Das Befolgen dieser internationalen Standards ist ein wichtiger Faktor bei der strategischen Planung von Digitalisierungsmaßnahmen in der Regierung.

Fazit

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass die Digitalisierung in der Regierung und Behörden ein fester Trend ist und in den kommenden Jahren nicht mehr wegzudenken ist. Daher ist es um so wichtiger schon heute mit den Vorbereitungen des digitalen Wandels zu beginnen, um nicht zurückzufallen. Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Produktivität und Qualität gesteigert und Kosten drastisch gesenkt werden. Um Probleme mit internationalen Regulierungen zum Datenschutz zu vermeiden, ist es wichtig DSGVO-kompatible Methoden und Produkte zu verwenden.

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Max Stratmann
Vertriebsleitung


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