Dokumente scannen: Smartphone-basierte Lösungen revolutionieren Ihren Arbeitsalltag

30.1.2019

Das mobile Scannen von Dokumenten ist in allen Branchen zu einem viel diskutierten Thema geworden. In Zeiten, in denen weltweit etwa 2,5 Milliarden Menschen ein Smartphone besitzen, sind Unternehmen bestrebt, ihre alten Arbeitsabläufe durch mobile Technologien zu ersetzen. Vor allem, um Dienstleistungen für Kunden außerhalb des eigenen Unternehmens zu erbringen, wie es viele Banken, Versicherung und Hardwarehersteller bereits tun. Ein markt- und branchenübergreifender Lösungsansatz ist die mobile Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten mittels mobiler Anwendungen.

Welche Scanner für Dokumente gibt es?

Seit der Einführung von Fotokopiergeräten hat sich bei Scannern wenig geändert. Sie sind nach wie vor fragile mechanische Geräte, die nur optimierte Bilder aus Dokumenten erzeugen können. Sie sind nicht intelligent und daher nicht fähig, sich der Qualität des Dokuments anzupassen und etwaige Mängel auszugleichen. Dadurch kommt es häufig zu Problemen bei der Weiterverarbeitung mit Texterkennung (OCR), die eine manuelle Eingabe der gescannten Informationen erforderlich machen. Der neueste Standard ist daher das mobile Scannen von Dokumenten, sowie die Umwandlung in Dateien durch Smartphones. Alle Verbraucher-Smartphones brauchen gute Kameras, um sich zu verkaufen. Das ist ein Hauptunterscheidungsmerkmal in der Branche. Kein Wunder, dass Unternehmen wie Apple und Samsung bei jeder einzelnen Produktpräsentation über ihre neuesten Kameratechnologien sprechen.

Dies ist ein großer Vorteil für das mobile Scannen von Dokumenten, da die Schärfe und Klarheit der Kameras enorm gestiegen ist. Außerdem dauert das Scannen nur noch Sekundenbruchteile. Ein Smartphone ist dem Namen nach ein intelligentes Gerät, welches Fähigkeiten aufweist, die vor einigen Jahren noch nur PCs hatten. Die offenen Plattformen von iOS und Android haben dies möglich gemacht. Somit handelt es sich hierbei derzeit um die beste Option zur Digitalisierung von Dokumenten.

Replacing old hardware with mobile workflows

Welche Nachteile haben Hardware-Scanner?

Bestehende Hardware-Scannerlösungen verwenden oft jahrzehntelang dieselben Einstellungen und können der schnellen Entwicklung des mobilen Scanners nicht folgen. Die von ihnen erzeugten Dateien sind lediglich für das menschliche Auge optimiert. Moderne Workflows erfordern jedoch eine höhere Auflösung, bessere Vorverarbeitungsfilter und eine intelligente Komprimierung, um die Automatisierung von Dokumenten-Verarbeitung Wirklichkeit werden zu lassen. Scans von geringer Qualität werden die weiteren Verarbeitungsschritte negativ beeinflussen und behindern. Außerdem haben Sie teure Serviceverträge für Scanner und müssen sich mit integrierter Hard- und Software auseinandersetzen, die sich Ihrer Kontrolle entzieht, während die Geräte in der Regel vollen Zugriff auf Ihr internes Netzwerk haben.

Ein "einfaches" Smartphone-Foto reicht jedoch bei weitem nicht aus. Wie auch immer Sie das Bild aufnehmen, es wird immer einen sichtbaren Hintergrund, wie beispielsweise einen Schreibtisch geben. Es wird leicht gedreht und schief sein, und wahrscheinlich werden Sie Schatten darauf sehen. Wenn der Fokus und die Scan-Position nicht auf dem Punkt liegen, kann der Text in der Nähe der Ecken eines Fotos verschwommen sein. Außerdem wird die Auflösung reduziert, wenn das Dokument zu klein ist. Ein Verlust an Details kann später nicht mehr ausgeglichen werden und wirkt sich negativ auf die gesamte zukünftige Dokumenten-Automatisierung aus. Die einzige Lösung, um die Flexibilität eines Smartphones mit der Qualität eines Hardware-Scanners zu kombinieren, ist ein mobiler Dokumentenscanner als SDK.

Was ist ein Software Development Kit?

What is a SDK

Ein SDK für das Scannen von Dokumenten ist eine Softwarelösung, die die Integration von Scan-Funktionen in bestehende mobile Apps ermöglicht. Es funktioniert wie ein Modul oder Plug-in, das Sie leicht integrieren können und das einen bestimmten Satz von Funktionen bietet. Das Scanbot SDK wird beispielsweise mit einer gebrauchsfertigen Benutzeroberfläche zur Erfassung von Dokumenten, einer Texterkennung (OCR), Datenextraktion mittels Barcode Scanner und vielem mehr geliefert. Durch den Einsatz eines SDK entfallen hohe Investitionen in spezialisierte Hardware. Oder die immensen Kosten und die Zeit, alles selbst zu entwickeln.

Wie funktioniert das mobile Scannen von Dokumenten?

Hoch entwickelte Algorithmen bringen Sie in Sekundenschnelle vom Anfang bis zum Ende des Scanvorgangs. Das Scanbot SDK automatisiert so viel wie möglich, um in jeder Situation hervorragende Ergebnisse zu erzielen: Das Papierdokument wird in Echtzeit im Kamerarahmen erkannt. Eine intelligente Benutzeroberfläche führt Sie in die perfekte Scan-Position, auch wenn die scannende Person über wenig Erfahrung verfügt, und das Foto wird automatisch aufgenommen. Dann wird das Dokument zugeschnitten, und intelligente Filter lassen das gescannte Dokument hell und scharf aussehen. Das Ergebnis können Sie entweder als Bild (JPG oder Tiff), oder im PDF-Format speichern. Unsere Detektoren können Text und Daten aus QR-Codes, Barcodes, MRZ und mehr extrahieren. Eine digitale Archivierung der gescannten Daten spart zusätzlich erhebliche Lagerkosten, die durch physische Dokumente verursacht werden und sichert die Unterlagen vor etwaigen Beschädigungen.

Wieso sind Smartphones besonders geeignet zum Scannen?

Die Smartphone-Revolution begann, als die ersten mobilen Daten-Flatrates es ermöglichten, rund um die Uhr online zu sein. Smartphones als Multifunktionsgeräte bringen das Unternehmen in Echtzeit mit Aufgabenverfolgung, Videokonferenzen oder Business-Chat-Apps zusammen. Sie eignen sich jedoch nicht nur für die Kommunikation. Unternehmens-Apps beginnen, Arbeitsabläufe zu verändern und PCs zu ersetzen. Die hoch entwickelten Betriebssysteme von iOS und Android-Smartphones ermöglichen es Ihnen, Ihre eigene Software zu betreiben und bieten zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Hardware-Verschlüsselung bis hin zu Gesichtserkennung oder Fingerabdruck-Scannern. Die leistungsstarke Hardware ist sogar in der Lage, rechenintensive Aufgaben zu erledigen. Für die gebotenen Vorteile sind sie erschwinglich und leicht zu ersetzen oder zu aktualisieren.

Scanning documents with mobile smartphones

Welche Vorteile hat ein mobiler Scanner auf dem Smartphone? 

Jeder, von Ihren Mitarbeitern im oder außerhalb des Büros bis hin zu Ihren Kunden auf der ganzen Welt, kann jetzt mit der Kamera seines Smartphones Dokumente scannen und diese in Echtzeit übertragen. Dies verschafft Ihnen einen Wettbewerbs- und Organisationsvorteil. Es beschleunigt viele Arbeitsabläufe, bei denen Sie sonst auf die Ankunft der Informationen warten müssten. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Technologie sogar, die Daten dieser gescannten Dokumente zu erkennen und zu verarbeiten. So können Sie Arbeitsabläufe automatisieren und sofort reagieren. Da Sie die volle Kontrolle über die Software haben und moderne SDKs für das mobile Scannen von Dokumenten zu 100 % offline arbeiten, müssen Sie nie eine Sicherheitsverletzung befürchten, die durch eine dritte Partei verursacht wird.

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Max Stratmann

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