Verwandeln Sie jedes Smartphone in einen Belegscanner mit dem Scanbot SDK

6.8.2021

Ob im Rechnungswesen, in der Verwaltung oder im Bau- und Transportwesen: Die schnelle Übermittlung von Rechnungen und Belegen ist essentiell für nachfolgende Arbeitsabläufe, insbesondere für die Rückerstattung an Mitarbeiter:innen und somit auch deren Gesamtzufriedenheit. Mobile Scanlösungen ermöglichen es jedem/jeder Smartphone-Nutzer:in, hochwertige gescannte Dokumente wie Rechnungen oder Belege im Handumdrehen zu erfassen. Schaffen Sie effiziente Prozesse auf Basis intelligenter Geräte und modernisieren Sie Ihr Geschäft mit vielseitigen Softwarekomponenten für Ihre mobile Anwendung. 

Die Übertragung von Dokumenten sollte nicht länger als ein paar Sekunden dauern - die Zeit für einen Wechsel ist jetzt 

Dokumente wie Rechnungen und Quittungen sind branchenübergreifend allgegenwärtig und müssen von verschiedenen Standorten aus an die Zentralen gesendet werden. Barauslagen für Arbeitsmaterial, Übernachtungen oder Reisekosten fallen regelmäßig an und bedürfen einer effizienten Bearbeitung, um durch reibungslose und schnelle Erstattungen eine hohe Mitarbeiter:innenzufriedenheit zu erhalten. Aber nicht nur interne Mitarbeiter:innenanwendungen, auch kundenorientierte Anwendungen können von der digitalen Dokumentenübermittlung durch spezielle Software Development Kits, wie z.B. dem Scanbot Dokumentenscanner SDK, profitieren. Modernste Technologie führt zu perfekten Scanergebnissen, die sich nahtlos in Backend-Prozesse wie OCR-Texterkennung oder Datenextraktion integrieren lassen. Verabschieden Sie sich von herkömmlichen Methoden zur Dokumentenübertragung und reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Weiterleitung von Dokumenten drastisch.

Postversand und mangelhaft digitalisierte Dokumente verlangsamen Ihre Geschäftsprozesse 

Herkömmliche Methoden der Dokumentenübermittlung basieren in der Regel auf dem Versand von Rechnungen und Belegen per Post an die Zentrale. In vielen Fällen sammeln die Mitarbeiter:innen diese Papierdokumente jedoch auch und reichen sie dann persönlich im Backoffice ein. Beide Verfahren sind langwierig und beanspruchen in der Regel 2-3 Werktage. Außerdem werden die Papierdokumente dabei oftmals beschädigt oder gehen im schlimmsten Fall verloren. 

Herkömmliche Hardware- oder spezialisierte Rechnungsscanner eignen sich zwar hervorragend für die Digitalisierung von Papierdokumenten, sind aber ortsgebunden und damit unflexibel oder sogar unbrauchbar für Mitarbeiter:innen, die von unterwegs oder zu Hause aus arbeiten. Dynamische Arbeitsumgebungen erfordern maximale Flexibilität. Smartphones als tragbare Scanner sind immer vor Ort verfügbar, unabhängig vom Standort der Angestellten. Moderne Ansätze, die Smart Devices in den Dokumentenübertragungsprozess einbeziehen, verlassen sich in der Regel ausschließlich auf die Kamera des Telefons. Einfache Fotos, die mit der Kamera des Geräts aufgenommen werden, weisen jedoch oft nicht die erforderliche Bildqualität auf. Dies geschieht meist aufgrund von Nutzungsfehlern, schlechten Lichtverhältnissen oder beschädigten Dokumenten. Sowohl Mitarbeiter:innen als auch externen Nutzer:innen müssen zuverlässige und digitale Alternativen zur Post zur Verfügung gestellt werden. 

Analoge Arbeitsabläufe im Vergleich zu Ihrer digitalen Alternative

Schauen wir uns den konventionellen Arbeitsablauf eines Unternehmens an, das Quittungen für Barauslagen per Post verschickt: 

Schritt 1: Ein/e Mitarbeiter:in sammelt Belege für Reisekosten und Übernachtungen auf einer Geschäftsreise. 

Schritt 2: Um eine Erstattung zu erhalten, muss er/sie diese Belege nun per Post an die Zentrale schicken. Die Suche nach einem Postamt ist zeitaufwändig, also warten Mitarbeitende häufig bis zu ihrer Rückkehr. Größere Unternehmen unterhalten in der Regel interne Postdienste, die den Prozess bis zu einem gewissen Grad rationalisieren. Dennoch dauert die Postübermittlung immer noch mindestens einen Arbeitstag. 

Schritt 3: Nach der Rückkehr in die Niederlassung muss der/die Mitarbeiter:in ein Formular ausdrucken, dieses ausfüllen und die dazugehörigen Belege hinzufügen. 

Schritt 4: Nun können die Quittungen an die entsprechende Abteilung in der Zentrale geschickt werden. 

Schritt 5: Ein/ Mitarbeiter:in der Buchhaltungsabteilung prüft die Belege und scannt sie ein, um die Informationen im System zu speichern. Danach wird die Erstattung eingeleitet und der/die Mitarbeiter:in erhält sein/ihr Geld innerhalb der nächsten 24 Stunden. 

Diese Vorgehensweise führt zu Bearbeitungszeiten von mehreren Tagen, abhängig von der Dauer des Postversands. Außerdem können die Dokumente auf dem Weg verloren gehen oder beschädigt werden. Diese Verzögerungen und Unterbrechungen verringern die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen und führen neben einem erhöhten Arbeitsaufwand auch zu hohen Kosten, um die durch beschädigte Dokumente verursachten Fehler zu korrigieren oder die verlorenen Belege wiederzubeschaffen.

Im Gegensatz dazu dauert die Übermittlung von Dokumenten über eine interne App, mit integriertem Scanbot Dokumentenscanner SDK, nur ein paar Sekunden: 

Schritt 1: Wie bereits erwähnt, sammelt ein/ Mitarbeiter:in Belege für Reisekosten und Übernachtungen auf einer Geschäftsreise. 

Schritt 2: Nun kann er/sie die interne Anwendung auf seinem Smartphone öffnen und "Beleg einreichen" wählen. Der Scanbot Dokumentenscanner wird automatisch geöffnet, so dass der/die Mitarbeiter:in sofort mehrere Belege scannen kann. Anschließend muss er/sie nur noch "Senden" wählen, um die gescannten Belege an die Zentrale weiterzuleiten. 

Schritt 3: Die Verarbeitung der Quittungen kann automatisch ausgelöst werden, so dass die Rückerstattung den/die Mitarbeiter:in in kürzester Zeit erreicht. 

Durch den Einsatz eines modernen Scanner SDKs kann die Durchlaufzeit auf wenige Stunden reduziert werden, da die Dokumente sofort in der Zentrale ankommen. Die Mitarbeiter:innen müssen sich nicht mehr um die Suche nach einer Postfiliale oder einem Hardware-Scanner bemühen und erhalten ihre Erstattungen sofort. Höchste Mitarbeiterzufriedenheit, weniger Arbeitsaufwand für die Backoffice-Mitarbeite:innen und mehr Flexibilität sind das Resultat. Kombiniert mit einem BYOD-Ansatz garantiert dies das niedrigste Kostenniveau, da sowohl die Anschaffung von Hardware als auch die Kosten für den Postversand entfallen. Sparen Sie Zeit und Geld durch mobiles Scannen von Dokumenten mit dem Scanbot SDK.

Warum ist das Scanbot SDK die perfekte Lösung für die mobile Dokumentenerfassung? 

Das Scanbot Document Scanner SDK bietet eklatante Vorteile in Bezug auf Scanqualität, Benutzerfreundlichkeit und Lizenzierungsmodell. Wir haben die wichtigsten Punkte für Sie zusammengetragen: 

Möchten Sie sehen, wie das Dokumentenscanner SDK in Ihren Workflow passt und die Integration in Ihre mobile App oder Website testen? Fordern Sie eine kostenlose 30-Tage-Testlizenz an und erleben Sie das Scanbot SDK in Aktion. Wenn Sie Ihren Anwendungsfall lieber vorher mit einem unserer Experten besprechen möchten, kontaktieren Sie uns gerne. 

Das Scanbot Fact Sheet: Alle Informationen auf einen Blick!

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