Was sind Mitarbeiter-Apps?
Mitarbeiter-Apps sind mobile Anwendungen, die speziell für die Belegschaft eines bestimmten Unternehmens entwickelt wurden. Sie werden für verschiedene Büroaufgaben genutzt, z. B. für die Schichtplanung, Terminvereinbarung, Dokumentenverwaltung und die interne Kommunikation. Interne Apps verbinden die Mitarbeitenden miteinander und ermöglichen ihnen den Echtzeit-Zugriff auf unternehmensrelevante Informationen, sowohl auf dienstlichen als auch privaten Geräten.
Wie können Unternehmen von Mitarbeiter-Apps profitieren?
Apps für Mitarbeitende bieten mehr als nur eine effizientere Verwaltung. Sehen wir uns nun einige Anwendungsfälle für eine Mitarbeiter-App an, um weitere Vorteile für Unternehmen und ihre Angestellten zu erkunden:
Straffere Unternehmenskommunikation
Eine Mitarbeiter-App kann als zentrale Plattform für die Kommunikation im Unternehmen dienen. Teams können hier sowohl Informationen als auch Dokumente in Echtzeit austauschen.
Ein interner Messenger-Dienst ermöglicht deutlich kürzere Reaktionszeiten bei dringenden Problemen. Sofortnachrichten sind auch der perfekte Kanal für die Koordination und für schnelle Fragen, was nicht nur die Kommunikationsgeschwindigkeit erhöht, sondern auch Missverständnisse minimiert. Entscheidend ist diese Funktion zudem für Mitarbeitende im Außendienst oder in Remote Work, da Teams so unabhängig von Zeitzone und Ort kommunizieren können.
Auch andere arbeitsrelevante Informationen können über eine interne App zentral kommuniziert werden. Das ermöglicht den betroffenen Mitarbeitern einen einfachen Zugriff auf die benötigten Daten und Dokumente – ob Besprechungszeiten, Schichtpläne oder Menüplanung. Umgekehrt können sie relevante Informationen und Dokumente direkt an bestimmte Teams, Abteilungen oder Personen senden. Die raschere und gezieltere Übertragung von Daten beschleunigt deren Verarbeitung und damit viele gängige Geschäftsabläufe.
Interne Wissensdatenbank
Mitarbeiter-Apps können als Zugang zu einer internen Knowledge Base dienen, die wichtige Informationen für neue Mitarbeitende und nützliche Tools für alle Beschäftigten bereitstellt.
Durch Funktionen wie durchsuchbare Datenbanken, Dokumentensammlungen und interaktive Schulungsmaterialien bieten Mitarbeiter-Apps unkompliziert Zugriff auf wichtige Ressourcen und unternehmensspezifisches Wissen. Auf diese Weise können Mitarbeitende schnell Antworten finden, auf Schulungsmaterialien zugreifen und sich über Unternehmensrichtlinien und -abläufe informieren, was eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und Wachstums fördert.
Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten
Mit ihrer App können Mitarbeitende zudem im Handumdrehen Daten digitalisieren oder Papierdokumente einscannen. Dies beschleunigt nicht nur Dokumentenmanagementprozesse, sondern macht auch teure, wartungsintensive Hardware überflüssig. Das spart zugleich Zeit und Kosten.
Make or Buy: Die Entscheidung zwischen interner Entwicklung und externer Mitarbeiter-App
Bei der Entscheidung zwischen interner Entwicklung und dem Zukauf von Software muss ein Team zunächst die individuellen Bedürfnisse und Ressourcen seines Betriebs bewerten. Beide Möglichkeiten haben Vor- und Nachteile.
Die Erstellung einer internen Mitarbeiter-App ist für große Unternehmen sinnvoll, insbesondere wenn sie ihre eigenen Software-Entwickler:innen für das Projekt und dessen Wartung nutzen können. Dies ermöglicht eine genaue Anpassung und hohe Flexibilität.
Häufig werden bei der internen Entwicklung nützliche Komponenten aus anderen Quellen einfach in die App integriert – “Make” und “Buy” verbinden sich hier zu “Brew”.
Für kleinere Unternehmen oder solche mit begrenzten IT-Ressourcen hingegen bieten Plattformen wie Staffbase erhebliche Vorteile. Wenn sie sich für eine fertige Mitarbeiter-App-Plattform entscheiden, müssen sie selbst keine Zeit und Ressourcen für Entwicklung und Wartung aufbringen. Stattdessen nutzen sie die Expertise und die Infrastruktur des jeweiligen Anbieters.
Das Potenzial von Scanfunktionen in einer Mitarbeiter-App
Der Markt bietet zahllose Software Development Kits (SDKs), mit denen Entwickler:innen verschiedenste nützliche Funktionen einfach zu einer mobilen App oder Website hinzufügen können. Scanner SDKs beispielsweise ermöglichen es Mitarbeiter-Apps, Papierdokumente und Barcodes effizient zu digitalisieren und zu verarbeiten.
Datenextraktion für komplexe Dokumente
Ein Document Scanner SDK ermöglicht die Extraktion relevanter Daten aus Dokumenten wie ärztlichen Bescheinigungen, Führerscheinen und anderen. Die nahtlose Übertragung dieser Daten an das Backend ermöglicht eine effektive Verwaltung und Verarbeitung der Dokumente.
Die hohe Scan-Qualität erlaubt auch eine automatisierte Weiterverarbeitung. Durch die gesteigerte Effizienz ergeben sich Anwendungen quer durch alle Branchen – ob im Flottenmanagement, der Bearbeitung von Versicherungsansprüchen oder auch bei gängigen Personalabläufen.
So hatte die Deutsche Telekom beispielsweise Probleme mit der Einreichung von ärztlichen Bescheinigungen und Kassenbelegen. Diese mussten ursprünglich per Post verschickt werden, was zu Verzögerungen und Frustration führte. Um die Arbeitsabläufe zu vereinfachen, wurde das Scanbot SDK in die interne MitarbeiterApp integriert. Dank hochwertiger Funktionen für Scanning und Datenextraktion digitalisieren die Mitarbeiter die relevanten Dokumente jetzt einfach und übermitteln sie sofort digital. So konnte das Unternehmen die Bearbeitung und die Rückerstattung von Ausgaben deutlich beschleunigen.
Erstellen einer digitalen Wissensdatenbank
Fachzeitschriften, Bücher und Flugblätter sind nur einige Beispiele für gedrucktes Weiterbildungsmaterial. Den Überblick über die verfügbaren Texte zu behalten und sie intern auszutauschen, ist jedoch nicht einfach – was dem Wissensaustausch und der innerbetrieblichen Weiterbildung im Weg stehen kann.
Eine Mitarbeiter-App schafft auch hier Abhilfe. Durch die Integration eines modernen Dokumentenscanner-SDKs können Mitarbeitende Inhalte schnell digitalisieren. Anschließend legen sie diese in der digitalen Wissensdatenbank des Unternehmens geordnet ab. In der App können sie nun nach relevanten Inhalten suchen und darauf zugreifen.
Fazit
Die Integration von Scanfunktionen macht Mitarbeiter-Apps zu unverzichtbaren Tools, die den Informationsaustausch verbessern, Verwaltungsprozesse rationalisieren und eine effiziente Unternehmenskommunikation fördern.
Durch die Möglichkeit, Dokumente, Barcodes oder QR-Codes direkt in der App zu scannen, können Mitarbeitende mühelos wichtige Informationen unterwegs erfassen und weitergeben. Dies macht nicht nur die manuelle Dateneingabe überflüssig und reduziert Fehler, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit, indem es direkten Zugriff auf relevante Dokumente und Ressourcen ermöglicht.
Durch hochwertige Scanfunktionen können Unternehmen zudem gängige Verwaltungsaufgaben digitalisieren und automatisieren, etwa Kostenabrechnungen, Bestandsverwaltung und Mitarbeitereinführung. So sparen sie wertvolle Zeit und Ressourcen.