Beschleunigte Dokumentenverwaltung in Einzelhandelsfilialen

Digitalisiertes und zentrales Dokumentenmanagement

Ob von Dienstleistern herausgegebene Quittungen, Kassenbelege oder ärztliche Bescheinigungen: Filialleiter haben täglich mit einer großen Menge an Papierdokumenten zu tun, die an die Zentrale übermittelt werden müssen. Meist werden diese monatelang in Ordnern gesammelt oder per Fax oder Post an die zuständige Stelle geschickt. Diese Art der Verwaltung von Dokumenten führt oft zu Schäden oder Verlust und verlangsamt den Arbeitsablauf, da der Versand der Dokumente viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Hinzu kommt, dass die Qualität eines gefaxten Bildes in der Regel sehr viel schlechter ist als die durchschnittliche Qualität, die eine Smartphone-Kamera liefert. Faxgeräte sind zudem tendenziell störanfälliger als moderne Smartphones. 

So funktioniert es

Eine App zum Scannen von Dokumenten ist simpel und bietet einen unkomplizierten Arbeitsablauf. Um die verschiedenen Dokumente für das Back-Office zu strukturieren ist es sinnvoll, grundlegende Kategorien zu verwenden. Allgemeine Begriffe wie Bestellung, Reparatur, Versand, Promotion oder Banking können in der App angelegt und ausgewählt werden.

Wenn Sie Scanbot verwenden, kann das Scanner SDK innerhalb weniger Werktage in die mobile App implementiert werden. Es kann vollständig an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden und bietet Funktionen wie das Scannen von Barcodes oder Datenextraktion für komplexe Dokumente wie ärztliche Bescheinigungen. Die optische Zeichenerkennung (OCR) verwandelt jedes Dokument in eine durchsuchbare PDF-Datei.

Ein digitalisierter Workflow in Filialen mit dem Scanbot Scanner SDK

Und so könnte der Workflow von Filialleitern nach der Implementierung eines Dokumentenscanners aussehen: 

1. Der Filialleiter erhält ein Dokument, wie z.B. eine Bestandsbescheinigung. Dieses Dokument muss jetzt an die Zentrale weitergeleitet werden.
2. Sobald er die interne App öffnet, werden ihm verschiedene Kategorien wie Logistik, Kasse, Bankgeschäfte oder Bestellungen angezeigt. Er kann dann die richtige Kategorie auswählen, die in diesem Fall "Bestandsführung" lautet.
3. Das Dokument wird mit der interaktiven Benutzeroberfläche, die ihn in die perfekte Scan-Position führt, gescannt. Der Scan wird dann automatisch zugeschnitten und ist bereit für den nächsten Schritt.
4. An diesem Punkt wird unser OCR-SDK relevant. Es verwandelt den Scan in ein editierbares und durchsuchbares PDF.
5. Diese Datei kann nun zur weiteren Verarbeitung innerhalb weniger Sekunden an die Zentrale geschickt werden.
   

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, diese Datei auf sichere Weise zu versenden. Sie können Technologien wie WebDAV, SFTP oder sogar E-Mail verwenden, um die PDFs sofort zu übertragen.

Da die Aufnahme und Verarbeitung des Scans nur wenige Sekunden dauert, erfolgt auch die Übertragung fast in Echtzeit. Dadurch werden Geschäftsprozesse erheblich beschleunigt, und das Controlling, die Auftragsverwaltung oder Werbeaktionen optimiert. Smartphones oder Tablets sind zudem viel einfacher zu warten und zu ersetzen als herkömmliche Computer.

Die wichtigsten Vorteile des Scanbot Scanner SDK

• Quittungen, Kassenbestände oder Inventarbelege: Der Filialleiter kann jede beliebige Art von Dokumenten innerhalb von Sekunden scannen. Unsere Benutzerführung garantiert ein perfektes Scan-Ergebnis, ohne dass eine manuelle Korrektur erforderlich ist. Nun kann der Scan des Belegs direkt an die Zentrale zur weiteren Verarbeitung und sogar zur Automatisierung weitergeleitet werden. Wenn Sie die enthaltenen Daten in Form einer editierbaren PDF-Datei wünschen, können Sie unsere OCR-Funktion nutzen, um ein Papierdokument innerhalb weniger Sekunden umzuwandeln.
• Medizinische Bescheinigungen: Nach Angaben des BKK-Dachverbandes sind deutsche Arbeitnehmer im Durchschnitt 8 % ihrer Arbeitstage pro Jahr krankgeschrieben. Dabei fällt natürlich eine Menge Papierarbeit in Form von ärztlichen Bescheinigungen bzw. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, an. Solche Dokumente enthalten relativ komplexe Strukturen und lassen sich daher nur schwer digital verarbeiten. Unser Scanbot SDK bietet genaue Datenextraktionsfunktionen, die die Informationen in kürzester Zeit reibungslos in ein Format bringen, welches zur Weiterverarbeitung geeignet ist.

Das Scanbot Scanner SDK kann vollständig an die Bedürfnisse Ihres Einzelhandelsunternehmens angepasst werden. Durch seine Benutzerführung und durch den automatischen Zuschnitt werden können selbst unerfahrene Anwender einwandfreie Scanergebnisse erzeugen, die keiner manuellen Korrektur bedürfen. Da unser SDK so einfach und intuitiv zu bedienen ist, benötigen Ihre Mitarbeiter keine Schulung, die Nutzung dieser Funktionen ist intuitiv und im Handumdrehen verständlich.

Falls Sie daran interessiert sind, die angezeigten Scan-Funktionalitäten in Ihre bestehende App zu implementieren, kontaktieren Sie uns noch heute, damit wir die perfekte Lösung für Sie finden können. Schauen Sie sich auch unsere anderen Blog-Einträge über das Scannen mobiler Dokumente und unser Preismodell an.