Scanner für Dokumentenmanagement: Die Zukunft der Einzelhandelsfilialen basiert auf Smartphones

Was ist digitales Dokumentenmanagement?

Eine Dokumentenmanagement-Software (DMS) hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Dokumente. Hier werden all Ihre Dateien digital abgelegt, sodass sie in Sekundenschnelle gefunden, bearbeitet, gespeichert und zurückverfolgt werden können. Geschäftsprozesse werden somit automatisiert und Informationen sind in Ihrem internen System innerhalb von wenigen Sekunden abrufbar. Hierzu werden verschiedene Unterkategorien gestaltet, in denen dann die jeweiligen Dokumente hinterlegt werden können. Jeder Mitarbeiter kann somit sofort Zugriff auf sämtliche Daten erhalten, die übersichtlich und revisionssicher auf der firmeneigener Cloud archiviert werden.

Wie werden Papierdokumente digitalisiert?

Eine App mit integriertem Dokumentenscanner ist simpel und bietet einen unkomplizierten Arbeitsablauf. Um die verschiedenen Dokumente für das papierlose Back-Office zu strukturieren ist es sinnvoll, grundlegende Kategorien zu verwenden. Allgemeine Begriffe wie Bestellung, Reparatur, Versand, Promotion oder Banking können in der App angelegt und ausgewählt werden.

Wenn Sie Scanbot verwenden, kann das Scanner SDK innerhalb weniger Werktage in die mobile App implementiert und auf jedem mobilen Gerät mit Kamera genutzt werden. Es kann vollständig an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden und bietet Funktionen wie das Scannen von Barcodes oder Datenextraktion für komplexe Dokumente wie ärztliche Bescheinigungen. Die Texterkennung (OCR) verwandelt jedes Dokument in eine durchsuchbare PDF-Datei.

Wie funktioniert das Scannen & Archivieren von Dokumenten in den Filialen?

Und so könnte die Workflows von Filialleitern nach der Implementierung eines Dokumentenscanners aussehen: 

1. Der Filialleiter erhält ein Dokument, wie z.B. eine Bestandsbescheinigung. Dieses Dokument muss jetzt an die Zentrale weitergeleitet werden.
2. Sobald er die interne App öffnet, werden ihm verschiedene Kategorien wie Logistik, Kasse, Bankgeschäfte oder Bestellungen angezeigt. Er kann dann die richtige Kategorie auswählen, die in diesem Fall "Bestandsführung" lautet.
3. Das Dokument wird mit der interaktiven Benutzeroberfläche, die ihn in die perfekte Scan-Position führt, gescannt. Der Scan wird dann automatisch zugeschnitten und ist bereit für den nächsten Schritt.
4. An diesem Punkt wird unsere Texterkennung (OCR) relevant. Es verwandelt den Scan in ein editierbares und durchsuchbares PDF.
5. Diese Datei kann nun zur weiteren Verarbeitung innerhalb weniger Sekunden an die Zentrale geschickt werden. Zudem kann sie dauerhaft papierlos innerhalb der internen Ordner gelagert werden, sodass Mitarbeiter über die App auf die enthaltenen Informationen zugreifen können. Egal ob im Büro, oder in der Filiale. Ein Kopierer oder Hardwarescanner, sowie der Versand von physischen Papierdokumenten wird hiermit überflüssig.
   

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, diese Datei auf sichere Weise zu versenden. Sie können Technologien wie WebDAV, SFTP oder sogar E-Mail verwenden, um die PDFs sofort zu übertragen.

Da die Aufnahme und Verarbeitung des Scans nur wenige Sekunden dauert, erfolgt auch die Übertragung fast in Echtzeit. Dadurch werden Geschäftsprozesse erheblich beschleunigt, und das Controlling, die Auftragsverwaltung oder Werbeaktionen optimiert. Smartphones oder Tablets als Multifunktionsgeräte sind zudem viel einfacher zu warten und zu ersetzen als herkömmliche Computer.

Funktioniert das Dokumentenmanagement auch mit den iPhones meiner Mitarbeiter?

Ja! Sie können zur Erfassung jedes gängige Smartphone oder Tablet verwenden, welches über eine Kamera verfügt. Dazu muss lediglich die firmeninterne App auf dem Gerät installiert werden.

Kann der Scanner auch dünnes Papier, wie zum Beispiel bei einem Durchschlag oder Krankenschein, scannen?

Auch das ist möglich. OCR kann jedoch bei handschriftlichen Texten nicht angewendet werden. Grundsätzlich lässt sich mit dem SDK jedoch jedes Dokument einscannen und archivieren.

Warum sollte man Dokumente scannen? Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems auf einen Blick

• Quittungen, Kassenbestände oder Inventarbelege: Der Filialleiter kann jede beliebige Art von Dokumenten innerhalb von Sekunden scannen. Unsere Benutzerführung garantiert ein perfektes Scan-Ergebnis in hoher Auflösung, ohne dass eine manuelle Korrektur erforderlich ist. Nun kann der Scan des Belegs direkt an die Zentrale zur weiteren Verarbeitung und sogar zur Automatisierung weitergeleitet werden. Wenn Sie die enthaltenen Daten in Form einer editierbaren PDF-Datei wünschen, können Sie unsere OCR-Funktion nutzen, um ein Papierdokument innerhalb weniger Sekunden umzuwandeln. Die Archivierung findet dadurch um einiges schneller statt, als mit herkömmlichen Methoden.
• Medizinische Bescheinigungen: Nach Angaben des BKK-Dachverbandes sind deutsche Arbeitnehmer im Durchschnitt 8 % ihrer Arbeitstage pro Jahr krankgeschrieben. Dabei fällt natürlich eine Menge Papierarbeit in Form von ärztlichen Bescheinigungen bzw. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, an. Solche Dokumente enthalten relativ komplexe Strukturen und lassen sich daher nur schwer digital verarbeiten. Unser Scanbot SDK bietet genaue Datenextraktionsfunktionen, die die Informationen in kürzester Zeit reibungslos in ein Format bringen, welches zur Weiterverarbeitung geeignet ist.

Das Scanbot Scanner SDK kann vollständig an die Bedürfnisse Ihres Einzelhandelsunternehmens angepasst werden. Durch seine Benutzerführung und durch den automatischen Zuschnitt werden können selbst unerfahrene Anwender einwandfreie Scanergebnisse erzeugen, die keiner manuellen Korrektur bedürfen. Somit wird der Workflow um ein Vielfaches beschleunigt. Da unser SDK so einfach und intuitiv zu bedienen ist, benötigen Ihre Mitarbeiter keine Schulung um Dokumente zu digitalisieren, die Nutzung dieser Funktionen ist intuitiv und im Handumdrehen verständlich.

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